Cách thức nhận hàng từ nước ngoài gửi về​ chi tiết 2025

Xu hướng mua sắm và nhập hàng quốc tế ngày càng phổ biến, kéo theo nhu cầu hiểu rõ quy trình nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam. Trong bài viết này, Manda Express sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách thức nhận hàng từ nước ngoài gửi về, chi phí liên quan và cách tối ưu ngân sách hiệu quả trong năm 2025.

Tình hình gửi hàng quốc tế về Việt Nam hiện nay

Lượng hàng hóa từ nước ngoài chuyển về Việt Nam đang ghi nhận xu hướng gia tăng ổn định trong những năm gần đây. Sự phát triển này xuất phát từ nhiều nguyên nhân có tính chất bền vững:

• Mạng lưới kiều bào rộng khắp toàn cầu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động gửi quà và hàng hóa về Việt Nam. Đây là nhu cầu phổ biến trong các mối quan hệ gia đình, bạn bè và cộng đồng.
• Các sản phẩm ngoại nhập được ưa chuộng tại thị trường trong nước, đặc biệt là nhóm hàng đến từ Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Anh như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng cao cấp. Nhiều cá nhân và doanh nghiệp trong nước lựa chọn nhập trực tiếp để sử dụng hoặc phân phối lại.
• Xu hướng tiêu dùng toàn cầu ảnh hưởng mạnh đến hành vi mua sắm của người Việt. Việc đặt mua hàng từ các sàn thương mại điện tử quốc tế ngày càng trở nên phổ biến, kéo theo nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển xuyên biên giới.

Tất cả những yếu tố trên đang thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của thị trường chuyển phát quốc tế hướng về Việt Nam, mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp logistics cũng như người tiêu dùng trong nước.

Quy trình nhận hàng từ nước ngoài gửi về Việt Nam

Việc nhận hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam được thực hiện theo một quy trình tương đối chuẩn hóa, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Người gửi chuẩn bị hàng và thủ tục cần thiết

Trước khi gửi, người gửi cần đảm bảo mặt hàng nằm trong danh mục được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín là điều cần thiết để bảo đảm thời gian và an toàn hàng hóa. Đồng thời, các giấy tờ đi kèm như hóa đơn, phiếu xuất kho, thông tin người nhận cũng cần được chuẩn bị đầy đủ.

Bước 2: Kiểm tra tại cửa khẩu hải quan Việt Nam

Khi hàng đến Việt Nam, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin. Người nhận hoặc bên vận chuyển phải cung cấp các chứng từ như hóa đơn mua hàng, vận đơn, giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng yêu cầu).

Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ thuế và phí liên quan

Nếu lô hàng thuộc diện chịu thuế, người nhận phải nộp các khoản thuế nhập khẩu, thuế VAT và các chi phí phát sinh như phí dịch vụ hải quan hoặc lưu kho (nếu có). Mức thuế cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa và trị giá khai báo.

Bước 4: Vận chuyển hàng về địa chỉ người nhận

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng sẽ được chuyển về thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu điện hoặc đơn vị giao hàng chuyên biệt, tùy theo hình thức vận chuyển ban đầu đã lựa chọn.

Bước 5: Kiểm tra và ký nhận hàng

Người nhận kiểm tra tình trạng hàng hóa và tiến hành ký nhận. Trường hợp phát sinh vấn đề như hư hỏng, thiếu hàng hoặc sai lệch thông tin, cần lập tức phản hồi cho bên vận chuyển hoặc liên hệ người gửi để xử lý khiếu nại.

Có phải trả phí khi nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam?

Hầu hết hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam đều phải đóng thuế theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, một số loại hàng nhất định được miễn thuế theo các điều khoản tại Khoản 2 Điều 16 Luật Thuế xuất – nhập khẩu năm 2016 và Khoản 2 Điều 8 Nghị định 134/2016/NĐ-CP. Các trường hợp được miễn thuế bao gồm:

• Tài sản cá nhân chuyển về Việt Nam: Gồm đồ dùng phục vụ sinh hoạt, làm việc của cá nhân, gia đình hoặc tổ chức khi chuyển địa điểm cư trú hay công tác.
• Quà tặng có giá trị trong định mức miễn thuế: Nếu không vượt ngưỡng về số lượng hoặc trị giá do nhà nước quy định.
• Hàng hóa gửi đến tổ chức thuộc ngân sách nhà nước hoặc được cấp phép tiếp nhận vì mục đích nhân đạo, từ thiện.
• Quà tặng cho cá nhân: Được miễn thuế nếu trị giá không quá 2.000.000 đồng, hoặc cao hơn nhưng mức thuế phải nộp dưới 200.000 đồng.
• Thuốc và thiết bị y tế hỗ trợ người bệnh nặng: Được miễn thuế nếu trị giá hải quan dưới 10.000.000 đồng và không vượt quá 4 lần nhập khẩu mỗi năm.

Người nhận nên rà soát kỹ thông tin liên quan trước khi đặt hàng từ nước ngoài để tránh phát sinh chi phí không mong muốn khi làm thủ tục nhập khẩu.

Các khoản phí cần thanh toán khi nhập hàng từ nước ngoài

Trừ trường hợp thuộc diện miễn thuế theo quy định, việc nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam thường đi kèm với một số loại thuế, phí bắt buộc. Người bán hoặc người nhận hàng cần lưu ý các khoản chi phí sau:

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

VAT được tính dựa trên giá trị gia tăng của hàng hóa từ khâu sản xuất đến tiêu dùng. Mức thuế này bao gồm các khoản như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế bảo vệ môi trường (đối với một số mặt hàng cụ thể).

Lệ phí hải quan

Là khoản phí do cơ quan nhà nước thu khi thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa. Cụ thể:

• Hàng xuất nhập khẩu: 20.000 đồng/tờ khai.
• Hàng hóa quá cảnh: 200.000 đồng/tờ khai.

Phí phát sinh từ đơn vị vận chuyển

Một số hãng vận chuyển quốc tế có thể thu thêm các khoản như:

• Phí nhiên liệu.
• Phí bảo hiểm hàng hóa.
• Phí xử lý đặc biệt (nếu kiện hàng có kích thước lớn hoặc yêu cầu bảo quản riêng biệt).

Phí lưu kho tại cảng

Đây là chi phí lưu giữ hàng hóa trong kho của cảng nhập. Mức phí phụ thuộc vào:

• Loại hàng hóa.
• Số lượng kiện.
• Thời gian lưu trữ.
• Địa điểm cảng hoặc trung tâm logistics.

Việc nắm rõ và tính trước các khoản chi phí này giúp chủ hàng chủ động hơn về tài chính, tránh phát sinh rủi ro trong quá trình nhập khẩu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhận hàng từ nước ngoài

Tổng chi phí để đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là các yếu tố phổ biến tác động trực tiếp đến mức phí cần chi trả:

• Phí vận chuyển quốc tế: Mức phí này thay đổi tùy theo quốc gia xuất hàng, hình thức vận chuyển (đường hàng không, đường biển, đường bộ), số lượng và khối lượng hàng hóa. Khoảng cách địa lý càng xa, hàng hóa càng nặng hoặc cồng kềnh thì chi phí vận chuyển càng cao.
• Phí xử lý và thủ tục hải quan: Khi hàng đến cửa khẩu, người nhập phải thanh toán phí xử lý và làm thủ tục hải quan theo quy định hiện hành. Chi phí này phụ thuộc vào loại hàng, giá trị lô hàng và chính sách nhập khẩu của Việt Nam tại thời điểm làm thủ tục.
• Đặc điểm hàng hóa: Các yếu tố như kích thước, trọng lượng, điều kiện bảo quản (ví dụ: đông lạnh, dễ vỡ, dễ cháy…) có thể làm tăng chi phí vận chuyển và yêu cầu xử lý đặc biệt tại cửa khẩu, từ đó ảnh hưởng đến tổng chi phí nhập hàng.
• Phương thức vận chuyển: Vận chuyển bằng đường biển hoặc đường bộ thường có chi phí thấp hơn so với đường hàng không, nhưng thời gian giao hàng sẽ dài hơn. Do đó, lựa chọn phương thức phù hợp cần cân nhắc giữa chi phí và thời gian giao hàng mong muốn.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ logistics: Mỗi đơn vị vận chuyển có chính sách giá và dịch vụ hỗ trợ khác nhau. Một số công ty tính phí trọn gói, trong khi những đơn vị khác thu phí lẻ cho từng công đoạn. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và ngân sách sẽ giúp tối ưu chi phí tổng thể.

Cách tối ưu chi phí phát sinh khi nhập hàng từ nước ngoài

Chi phí phát sinh khi lấy hàng từ nước ngoài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh. Để kiểm soát ngân sách hiệu quả, các chủ shop cần lưu ý một số điểm sau:

• Chọn đơn vị vận chuyển uy tín và phù hợp ngân sách: Ưu tiên những nhà cung cấp có kinh nghiệm, minh bạch về cước phí và chính sách bảo hiểm hàng hóa.
• Đóng gói đúng tiêu chuẩn: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận, tuân thủ quy định quốc tế để tránh bị phạt hoặc trả hàng tại cửa khẩu.
• Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam: Tuyệt đối không nhập các mặt hàng bị cấm nhằm tránh rủi ro pháp lý và phát sinh chi phí xử lý.
• Thương lượng và yêu cầu minh bạch hóa chi phí: Thỏa thuận rõ ràng với đơn vị vận chuyển về mức phí và dịch vụ, có hợp đồng hoặc chứng từ kèm theo.
• Theo dõi thông tin ưu đãi vận chuyển: Chủ động cập nhật các chương trình giảm giá từ đơn vị logistics để tối ưu chi phí trong từng đợt nhập hàng.

Sau khi nhận hàng từ nước ngoài cần làm gì?

Ngay sau khi hàng về đến Việt Nam, chủ shop nên tiến hành xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác:

• Xác nhận đơn và đóng gói cẩn thận: Kiểm tra tình trạng hàng, đối chiếu với đơn đặt, sau đó đóng gói lại chắc chắn, đảm bảo thẩm mỹ và an toàn khi vận chuyển.
• Bàn giao sớm cho đơn vị giao hàng nội địa: Ưu tiên hợp tác với các đơn vị uy tín để đảm bảo tiến độ và chất lượng giao hàng.
• Tối ưu thời gian xử lý đơn: Rút ngắn thời gian từ khi hàng về đến lúc khách nhận được giúp hạn chế hủy đơn, hoàn hàng và cải thiện trải nghiệm mua sắm.

Việc xử lý đơn hàng chuyên nghiệp sau khi nhập khẩu không chỉ nâng cao hiệu suất vận hành mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín trong mắt người tiêu dùng.

Kết bài

Quy trình nhận hàng từ nước ngoài sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn khi bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ từng bước. Chủ động kiểm soát chi phí, lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín như Manda Express, và xử lý đơn hàng kịp thời không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần xây dựng uy tín dài lâu với khách hàng trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng cạnh tranh.