Gửi hàng mẫu ra nước ngoài là nhu cầu phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với doanh nghiệp xuất khẩu, cá nhân bán hàng quốc tế hoặc startup cần thăm dò thị trường. Để hàng mẫu đến tay đối tác nhanh chóng, tiết kiệm và đúng quy định, người gửi cần hiểu rõ quy trình, thủ tục cũng như cách lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín. Bài viết dưới đây của Manda Express sẽ giúp bạn nắm rõ mọi thông tin cần thiết để gửi hàng mẫu đi nước ngoài một cách dễ dàng.
Mục lục
Gửi hàng mẫu đi nước ngoài là gì?
Hàng mẫu, hay còn gọi là sample, là sản phẩm đại diện được sử dụng để phục vụ mục đích sản xuất, chế biến, gia công hoặc làm căn cứ đàm phán trong giao dịch thương mại. Mặc dù chưa được định nghĩa chính thức trong các văn bản pháp lý, hàng mẫu vẫn được công nhận rộng rãi trong thực tiễn kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp thường gửi hàng mẫu ra nước ngoài để giúp đối tác đánh giá trực tiếp chất lượng, mẫu mã sản phẩm trước khi tiến hành hợp đồng. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo sự thống nhất về tiêu chuẩn giữa các bên và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch chính thức.
Hàng mẫu cũng được sử dụng trong hoạt động quảng bá và xúc tiến thương mại. Việc cung cấp mẫu dùng thử giúp sản phẩm tiếp cận thị trường quốc tế hiệu quả hơn, đồng thời tăng độ tin cậy và khả năng cạnh tranh của thương hiệu.
Hoạt động gửi hàng mẫu ra nước ngoài được phép thực hiện theo quy định hiện hành, nhưng cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu của Việt Nam và quốc gia nhập khẩu. Người gửi cần xác minh kỹ mặt hàng dự định gửi có thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế hay không, và chuẩn bị các tài liệu cần thiết như chứng từ chứng minh nguồn gốc, thành phần, hoặc kiểm định chất lượng nếu được yêu cầu.
Chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ quy trình pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí vận chuyển và đảm bảo hàng mẫu đến nơi an toàn, đúng mục đích.
Các loại mặt hàng mẫu có thể gửi đi nước ngoài
Việc gửi hàng mẫu ra nước ngoài là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường quốc tế và giới thiệu sản phẩm một cách trực quan. Các nhóm mặt hàng phổ biến bao gồm:
- Nông sản và thực phẩm: Hạt giống cây trồng, thực phẩm chế biến, đặc sản vùng miền.
- Thiết bị công nghệ: Điện thoại di động, thiết bị điện tử cá nhân, sản phẩm công nghệ cao.
- Đồ gia dụng và thời trang: Vật dụng gia đình, quần áo, giày dép, phụ kiện thời trang.
- Nội thất và trang trí: Đồ nội thất, vật phẩm trang trí không gian sống.
- Linh kiện, thiết bị chuyên dụng: Linh kiện điện tử, thiết bị y tế, thiết bị công nghiệp và xây dựng.
- Mỹ phẩm, dược phẩm: Mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân, thuốc bổ, dược liệu, mẫu thử y tế.
- Nguyên vật liệu sản xuất: Nguyên liệu thô, hóa chất, phụ gia dùng trong quy trình sản xuất.
- Tác phẩm văn hóa và thủ công mỹ nghệ: Sách, điêu khắc, tranh nghệ thuật, sản phẩm làm từ mây tre, lục bình, trúc.
Tùy thuộc vào loại hàng và quốc gia nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ phù hợp và tuân thủ quy định hải quan tại nơi đến.
Các mặt hàng cấm gửi ra nước ngoài
Khi gửi hàng quốc tế, cần tuyệt đối tránh các mặt hàng sau:
- Vũ khí, quân dụng: Bao gồm súng, đạn, khí tài, quân trang, thiết bị đặc chủng.
- Chất cấm, hóa chất nguy hiểm: Ma túy, chất kích thích, chất nổ, hóa chất độc hại, amiăng nhóm amfibole.
- Tài liệu, văn hóa phẩm bị cấm: Ấn phẩm phản động, đồi trụy, mê tín dị đoan, gây ảnh hưởng xấu đến xã hội.
- Động, thực vật cấm: Động vật hoang dã, thực vật quý hiếm, thủy sản cấm khai thác hoặc nhiễm độc.
- Thuốc và thực phẩm chưa được phép: Thuốc, vắc xin, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, chất phụ gia chưa có giấy phép.
- Tiền, vật phẩm giá trị cao: Tiền mặt, giấy tờ có giá, vàng, bạc, đá quý.
- Thiết bị bị cấm: Trang thiết bị y tế chưa cấp phép, hàng chứa chất phóng xạ.
- Hàng hóa vi phạm luật xuất nhập khẩu: Phế liệu, phân bón, giống cây trồng nằm ngoài danh mục cho phép.
- Hình thức gửi sai quy định: Bưu gửi chứa nhiều đơn hàng cho nhiều người nhận khác nhau.
Thủ tục gửi hàng mẫu đi nước ngoài gồm những gì?
Để quá trình gửi hàng mẫu ra quốc tế diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định hải quan, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và giấy tờ sau:
- Thông tin người gửi: Cung cấp đầy đủ họ tên, số điện thoại và địa chỉ liên hệ để đảm bảo quá trình giao nhận và xử lý sự cố diễn ra nhanh chóng nếu cần.
- Thông tin người nhận: Ghi rõ họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng tại quốc gia đến. Độ chính xác của thông tin này giúp hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc hoặc giao hàng trễ hẹn.
- Thông tin hàng hóa: Nêu rõ loại sản phẩm, trọng lượng, kích thước và giá trị ước tính. Đối với các mặt hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm hoặc dược phẩm, cần bổ sung giấy kiểm định chất lượng, chứng nhận xuất xứ hoặc tài liệu chứng minh tiêu chuẩn an toàn.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng những nội dung trên góp phần đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, đúng tiến độ, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài
Quy trình vận chuyển hàng mẫu từ Việt Nam ra quốc tế qua Manda Express được thực hiện qua 8 bước chính:
- Bước 1: Khách hàng liên hệ với Manda Express qua hotline 0393 522 579, hoặc nhắn tin qua Zalo, Facebook Messenger để yêu cầu gửi hàng.
- Bước 2: Nhân viên tiếp nhận thông tin về địa chỉ nhận hàng, loại hàng hóa, sau đó tư vấn cụ thể về thủ tục, thời gian vận chuyển và mức cước phí phù hợp.
- Bước 3: Khách hàng nhận được báo giá chính xác, với cam kết chi phí tối ưu và cạnh tranh nhất.
- Bước 4: Nhận hàng
- Tại TP.HCM: Nhân viên đến lấy hàng tận nơi, hoặc khách hàng có thể mang trực tiếp đến văn phòng Manda Express tại 227/3A Gò Dầu, Tân Quý, Tân Phú.
- Tỉnh thành khác: Khách hàng gửi hàng qua các tuyến xe khách (Miền Đông, Miền Tây, Phương Trang,…), Manda Express sẽ hỗ trợ nhận hàng tại bến.
- Bước 5: Hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng và đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.
- Bước 6: Tiến hành vận chuyển hàng hoá theo lịch trình tối ưu nhất.
- Bước 7: Manda Express theo dõi hành trình đơn hàng liên tục và cập nhật tình trạng cho khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
- Bước 8: Kết thúc quy trình khi hàng được giao tận tay người nhận, đảm bảo đúng người, đúng thời gian.
Cách đóng gói hàng mẫu gửi đi nước ngoài
Đóng gói đúng cách giúp bảo vệ hàng mẫu trong suốt quá trình vận chuyển và đảm bảo chất lượng khi đến nơi. Người gửi cần thực hiện đầy đủ các bước sau:
- Chọn vật liệu đóng gói phù hợp: Sử dụng bao bì chống sốc, chống thấm để bảo vệ sản phẩm khỏi va đập và độ ẩm trong quá trình vận chuyển quốc tế. Nên dùng túi khí, xốp nổ, giấy bọc hoặc hộp cứng nhiều lớp tùy thuộc vào tính chất hàng mẫu.
- Gắn nhãn rõ ràng, chi tiết: Dán nhãn bên ngoài bao bì với đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, mục đích sử dụng (hàng mẫu phi thương mại), trọng lượng, thành phần và lưu ý đặc biệt (nếu có). Nhãn giúp cơ quan hải quan dễ nhận diện và xử lý nhanh chóng.
- Đáp ứng quy định an toàn và bảo quản: Kiểm tra và đảm bảo hàng mẫu tuân thủ các quy định về an toàn, vệ sinh, bảo quản và đóng gói theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Đối với hàng dễ hỏng hoặc đặc thù, nên bổ sung hướng dẫn xử lý rõ ràng kèm theo.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc trên giúp giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển và tăng tỷ lệ thông quan thành công. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu các bước chuẩn bị hồ sơ và thủ tục gửi hàng mẫu ra quốc tế.
Tiêu chí chọn dịch vụ gửi hàng mẫu đi nước ngoài chất lượng
Việc gửi hàng mẫu ra nước ngoài đòi hỏi lựa chọn dịch vụ phù hợp về chi phí, thời gian và khả năng hỗ trợ thủ tục. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần cân nhắc:
- Giá cước hợp lý, minh bạch: Ưu tiên các đơn vị cung cấp bảng giá rõ ràng và có chương trình hỗ trợ dành riêng cho hàng mẫu hoặc đơn hàng nhỏ. Nhiều nhà vận chuyển còn áp dụng chính sách ưu đãi cho startup và doanh nghiệp SME.
- Thời gian giao hàng phù hợp mục đích sử dụng: Nếu không cần giao gấp, bạn nên chọn hình thức tiết kiệm với thời gian vận chuyển từ 5 – 7 ngày làm việc. Loại hình này vẫn đảm bảo độ tin cậy nhưng tối ưu hơn về chi phí.
- Hỗ trợ khai báo hải quan trọn gói: Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm trong việc tư vấn danh mục hàng cấm, hàng hạn chế tại nước đến và hỗ trợ hoàn thiện thủ tục hải quan. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh và tránh các khoản phí không cần thiết.
- Có mã theo dõi và dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ vận chuyển cần cung cấp mã tracking minh bạch và kênh hỗ trợ 24/7 khi xảy ra sự cố. Việc này đảm bảo bạn luôn nắm rõ tình trạng đơn hàng và chủ động xử lý nếu phát sinh vấn đề.
Chi phí gửi hàng mẫu đi nước ngoài bao nhiêu?
Chi phí gửi hàng mẫu đi nước ngoài tùy thuộc vào trọng lượng, kích thước, quốc gia đích và phương thức vận chuyển (tiết kiệm hay nhanh).
Ví dụ: Gửi 1kg hàng mẫu đi Mỹ có thể tốn từ khoảng 945.000 VNĐ đến 1.124.000 VNĐ tùy theo dịch vụ bạn chọn.
Để biết giá chính xác nhất, bạn nên liên hệ trực tiếp với các đơn vị vận chuyển và cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng của mình.
Manda Express – Dịch vụ gửi hàng đi Mỹ nhanh chóng, giá rẻ và uy tín
Manda Express là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế uy tín tại Việt Nam, với thế mạnh trong việc vận chuyển hàng hóa đi Mỹ. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics, Manda cam kết mang đến giải pháp vận chuyển an toàn, đúng hẹn và tối ưu chi phí cho khách hàng cá nhân lẫn doanh nghiệp.
Lý do nên chọn Manda Express khi gửi hàng mẫu đi Mỹ:
- Chi phí cạnh tranh, minh bạch: Manda thiết kế bảng giá phù hợp với hàng mẫu, hàng số lượng nhỏ, đặc biệt thích hợp cho startup, cá nhân kinh doanh thử nghiệm sản phẩm.
- Đa dạng hình thức vận chuyển: Từ đường hàng không, đường biển đến chuyển phát tiết kiệm, khách hàng dễ dàng chọn phương án phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
- Xử lý hàng hóa chuyên nghiệp: Hỗ trợ khai báo hải quan, tư vấn loại hình hàng hóa (mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, sản phẩm thử nghiệm…), đảm bảo hàng qua cửa khẩu nhanh chóng và đúng quy định.
- Dịch vụ chăm sóc tận tình: Manda cung cấp mã tracking rõ ràng, cùng đội ngũ tư vấn hỗ trợ 24/7 qua hotline và website, giúp khách hàng luôn yên tâm trong suốt quá trình vận chuyển.
Dù là lô hàng mẫu thử nghiệm hay đơn hàng số lượng nhỏ đầu tiên, Manda Express luôn đồng hành cùng bạn để đưa sản phẩm đến tay đối tác quốc tế một cách nhanh gọn và hiệu quả.
Thông tin liên hệ vận chuyển quốc tế Manda Express:
- Hotline/ Zalo: 0393 522 579
- Địa chỉ: 227/3A Gò Dầu, Tân Quý, Tân Phú, Hồ Chí Minh
- Email: mandaexpress.vn@gmail.com
- Website: https://mandaexpress.vn/
- Facebook: https://www.facebook.com/MandaExpress.vn
- Youtube: https://www.youtube.com/@Mandaexpressvn
