Hàng hóa bị giữ lại tại hải quan là tình huống thường gặp trong quá trình xuất nhập khẩu. Nếu không nắm rõ nguyên nhân và cách xử lý phù hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro phát sinh chi phí, chậm giao hàng và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Manda Express sẽ giúp bạn hiểu rõ các lý do phổ biến, thời gian xử lý và hướng dẫn chi tiết cách ứng phó hiệu quả khi bị hải quan giữ hàng.
Mục lục
Các lý do phổ biến khiến hàng bị giữ lại tại hải quan
Khi hàng hóa bị tạm dừng thông quan, đó thường là bước kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và phù hợp với chính sách nhập khẩu hiện hành. Một số nguyên nhân chính bao gồm:
Sai lệch trong khai báo hồ sơ
Hồ sơ khai báo không khớp với thực tế hàng hóa là tình huống xảy ra thường xuyên. Các lỗi phổ biến bao gồm sử dụng sai mã HS, mô tả không chính xác, thiếu chứng từ như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói (packing list), vận đơn (B/L)… dẫn đến yêu cầu kiểm tra bổ sung.
Hàng thuộc diện kiểm soát đặc biệt
Một số mặt hàng như dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị điện tử, linh kiện kỹ thuật, chất dễ cháy nổ… nằm trong danh mục cần kiểm tra chuyên ngành. Những loại hàng này thường yêu cầu thêm giấy phép, kiểm định chất lượng hoặc quy trình giám sát riêng trước khi được thông quan.
Thiếu hoặc sai chứng từ bắt buộc
Hàng hóa nhập khẩu phải kèm theo đầy đủ các chứng từ như CO (Giấy chứng nhận xuất xứ), CQ (Giấy chứng nhận chất lượng), giấy phép nhập khẩu hoặc kết quả kiểm nghiệm. Thiếu hoặc sai bất kỳ loại giấy tờ nào cũng đều có thể khiến hàng bị giữ lại để bổ sung hồ sơ.
Nghi vấn vi phạm pháp luật
Lô hàng có dấu hiệu bất thường như khai báo giá quá thấp, nghi ngờ chứa hàng cấm, làm giả nhãn mác, gian lận thuế… sẽ bị hải quan tạm giữ để điều tra. Trường hợp xác minh có vi phạm, hàng sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.
Các loại hàng hóa dễ bị hải quan giữ lại kiểm tra
Một số nhóm hàng có tính chất đặc thù, thường bị cơ quan hải quan kiểm tra kỹ lưỡng hoặc tạm giữ để xác minh thêm thông tin pháp lý và kỹ thuật.
Thực phẩm, dược phẩm và thuốc
Nhóm hàng này yêu cầu phải có chứng từ hợp lệ như giấy phép lưu hành, công bố thành phần rõ ràng và nguồn gốc xuất xứ được cấp bởi Bộ Y tế. Trong trường hợp thiếu các giấy tờ cần thiết, hàng dễ bị tạm giữ để kiểm nghiệm hoặc xác minh bổ sung.
Linh kiện điện tử, thiết bị công nghệ
Các sản phẩm như điện thoại, bo mạch, thiết bị phát sóng hoặc máy móc chuyên dụng phải tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật và kiểm tra về độ an toàn sóng điện từ. Nhiều lô hàng sẽ cần xác nhận từ Bộ Thông tin và Truyền thông trước khi được thông quan.
Hàng cồng kềnh, chứa pin, chất lỏng hoặc thuộc nhóm nguy hiểm
Các mặt hàng như pin lithium, bình xịt, dung môi dễ cháy… được xếp vào nhóm vận chuyển rủi ro cao. Nếu không có giấy chứng nhận an toàn và đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế, hàng có nguy cơ bị giữ lại để đảm bảo không gây ảnh hưởng đến an ninh và an toàn hàng không.
Hàng xách tay hoặc khai báo không chính xác
Những kiện hàng gửi dưới dạng quà tặng, không khai đúng giá trị, mục đích sử dụng hoặc thiếu thông tin rõ ràng dễ bị đánh giá là có dấu hiệu gian lận thương mại hoặc trốn thuế. Trường hợp này thường bị giữ lại để kiểm tra nguồn gốc và yêu cầu bổ sung chứng từ.
Hải quan giữ hàng hóa trong bao lâu?
Thời gian hàng hóa bị giữ tại hải quan thường dao động từ 3 đến 30 ngày, tùy thuộc vào lý do cụ thể. Các trường hợp cần xác minh giấy tờ đơn giản có thể được xử lý trong vòng 3 – 5 ngày. Ngược lại, nếu liên quan đến kiểm định chất lượng hoặc thủ tục pháp lý, quá trình có thể kéo dài đến vài tuần.
Các trường hợp cần kiểm định, xác minh chuyên ngành
Khi hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thành phần, kiểm nghiệm chất lượng hoặc cần xin ý kiến từ cơ quan chức năng như Bộ Y tế, Bộ Công Thương…, thời gian xử lý có thể từ 7 đến 30 ngày. Mốc thời gian này phụ thuộc vào loại hàng và quy trình của từng cơ quan chuyên trách.
Trường hợp giấy tờ đầy đủ, thủ tục rõ ràng
Với hàng hóa đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ và không thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời gian thông quan có thể được rút ngắn xuống còn 24 – 48 giờ. Tuy nhiên, trong thực tế, hệ thống hải quan có thể gặp tình trạng quá tải hoặc sự cố kỹ thuật, gây ảnh hưởng đến tiến độ giải phóng hàng.
Nên làm gì khi bị hải quan giữ hàng?
Khi đơn hàng bị tạm giữ tại hải quan, cần thực hiện tuần tự các bước sau để đảm bảo thông quan nhanh chóng và hạn chế rủi ro phát sinh:
Bước 1: Tra cứu trạng thái và nguyên nhân giữ hàng
Sử dụng mã vận đơn để kiểm tra tình trạng lô hàng trên hệ thống của đơn vị giao nhận hoặc cổng thông tin điện tử hải quan. Kết quả tra cứu sẽ hiển thị lý do cụ thể như thiếu hồ sơ, yêu cầu kiểm tra thực tế, chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, sai mã HS code,…
Bước 2: Chuẩn bị và nộp bổ sung hồ sơ
Căn cứ theo thông báo từ hải quan, người nhận cần hoàn thiện đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết, có thể bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Hợp đồng mua bán.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Phiếu kiểm nghiệm, chứng thư chuyên ngành (nếu áp dụng).
Việc nộp hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và đúng thời hạn là yếu tố then chốt giúp đẩy nhanh tiến độ thông quan.
Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ tài chính
Tiến hành thanh toán các khoản thuế nhập khẩu, VAT hoặc phí liên quan theo quy định. Trường hợp hải quan xác minh giá trị khai báo chưa chính xác, người nhận sẽ phải nộp bổ sung phần chênh lệch tương ứng.
Bước 4: Chủ động phối hợp với đơn vị vận chuyển
Liên hệ trực tiếp với công ty vận chuyển hoặc đại lý khai báo để được hỗ trợ xử lý hồ sơ, theo dõi tiến độ làm việc với cơ quan hải quan và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Sự phối hợp chặt chẽ giúp hạn chế tối đa chi phí phát sinh như lưu kho, lưu bãi hoặc phạt do quá thời gian thông quan.
Kết bài
Xử lý hàng hóa bị giữ tại hải quan đúng cách giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ quy định và phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận chuyển là yếu tố then chốt để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Chủ động nắm bắt thông tin từ sớm giúp hạn chế rủi ro và duy trì chuỗi cung ứng ổn định.
