Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Phân loại và cách lập

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chứng từ luôn đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của đơn hàng. Một trong số đó, Invoice là chứng từ không thể thiếu. Vậy Invoice là gì trong xuất nhập khẩu, vai trò, phân loại cũng như đâu là cách lập, xuất invoice một cách chính xác nhất? Tất cả sẽ được Manda Express cung cấp đầy đủ tại bài viết dưới đây.

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Invoice (hoá đơn thương mại), là một loại chứng từ do bên bán hàng phát hành. Loại giấy tờ này được dùng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hoá với đối tác nước ngoài, xác định khoản thanh toán, khai báo hải quan và làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế xuất – nhập khẩu.

Vai trò của Invoice trong chứng từ xuất nhập khẩu

Invoice có 5 vai trò cốt lõi như sau:

• Cơ sở của hợp đồng mua bán quốc tế: Đây là một phần không thể tách rời trong hợp đồng ngoại thương bởi các nội dung của hoá đơn thể hiện rõ điều khoản giao hàng, chi tiết đơn hàng và cả những cam kết của người bán với người mua.
• Căn cứ thanh toán: Invoice sẽ là tài liệu chính để người mua thực hiện việc thanh toán cho người bán. Các ngân hàng hoặc tổ chức tài chính thường dựa vào invoice để thực hiện các giao dịch quốc tế cả hai bên.
• Khai báo hải quan: Giá trị đơn hàng được thể hiện trên invoice nhằm mục đích xác định trị giá tính thuế, tính lệ phí và các khoản chi phí liên quan. Vậy nên, invoice cần được lập một cách chính xác, rõ ràng, minh bạch.
• Căn cứ pháp lý khi có tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, khiếu nại thì các thông tin chi tiết được thể hiện trong invoice sẽ là căn cứ để giải quyết vấn đề một cách hợp lý và công bằng.

Các thông tin quan trọng cần có trong hóa đơn (Invoice)

Khác với các loại chứng từ trong hệ thống pháp lý cần tuân theo mẫu chuẩn, invoice trong xuất nhập khẩu không có mẫu cố định và thường được bên bán tự thiết kế theo định dạng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên invoice vẫn cần phải thể hiện đầy đủ các thông tin như:

• Số hoá đơn, ngày phát hành
• Tên và địa chỉ người bán, người mua
• Thông tin của bên thứ 3 nếu có
• Mô tả chi tiết hàng hoá
• Số lượng và đơn giá
• Tổng giá trị đơn hàng
• Điều kiện giao hàng
• Phương thức thanh toán
• Cảng xuất, cảng dỡ hàng
• Số booking, tên tàu, số chuyến
• Đóng dấu xác nhận của bên bán

Cách lập và xuất Invoice trong giao dịch kinh doanh XNK

Với mỗi invoice được lập, bạn cần đảm bảo có những thông tin đã liệt kê ở trên. Cụ thể hơn:

• Tiêu đề: Thường được ghi là Invoice hoặc Commercial Invoice.
• Số hoá đơn: Doanh nghiệp tự đánh số theo quy trình lưu trữ chứng từ nội bộ.
• Ngày phát hành: Nên trùng hoặc sớm hơn ngày phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L).
• Thông tin người bán/xuất khẩu: Phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, email. Nếu người bán đồng thời là người xuất khẩu, họ sẽ là Shipper/Exporter trên B/L. Nếu người bán là một bên trung gian, thì trong hoá đơn có thể sẽ cần thể hiện thông tin của người bán và người xuất khẩu thực tế nếu người mua yêu cầu.
• Thông tin người mua/nhập khẩu: Phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, email. Nếu người mua trực tiếp làm thủ tục nhập khẩu sẽ là Consignee trên B/L. Và tương tự như trên, nếu người mua chỉ là trung gian thì trên invoice cần thể hiện thông tin người mua và bên nhập khẩu thực tế.
• Thông tin của bên thứ 3: Thường là các đơn vị giao nhận được hãng tàu thông báo khi hàng cập cảng. Cần cung cấp đầy đủ họ tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của đơn vị này.
• Số booking, tên tàu, số chuyến: Thông tin này được lấy từ booking đã đặt với hãng vận chuyển và cần khớp với B/L.
• Mô tả hàng hoá: Thông tin chi tiết, chính xác theo hợp đồng đã ký và đồng nhất với mọi chứng từ.
• Số lượng và đơn giá: Phải khớp với hợp đồng và chứng từ vận tải.
• Tổng giá trị hoá đơn: Ghi bằng số và bằng chữ.
• Điều kiện giao hàng: Ghi rõ điều kiện FOB, CIF, EXW… nếu có.
• Phương thức thanh toán: Tên ngân hàng thụ hưởng, địa chỉ ngân hàng, Mã SWIFT, thông tin người thụ hưởng, số tài khoản…

Cách xuất Invoice:

• Bước 1: Xác định loại Invoice cần lập
• Bước 2: Điền chính xác toàn bộ thông tin trên Invoice
• Bước 3: Xác nhận, ký và xuất Invoice

Phân loại Invoice phổ biến hiện nay trong XNK

Dưới đây là bảng phân loại Invoice ngắn gọn cho bạn:

Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ

Đây là loại hoá đơn được lập căn cứ theo đơn đặt hàng của người mua nhằm thông báo về hàng hoá, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán. Hoá đơn này không dùng để thanh toán chính thức nhưng sẽ thường xuất hiện trong giai đoạn đầu của quá trình giao dịch.

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Là hoá đơn chính thức dùng để thanh toán, khai hải quan và tính thuế. Loại này có tính pháp lý cao, thể hiện rõ cam kết giao dịch giữa người bán và người mua. Thường được ký tên, đóng dấu và đi kèm trong chứng từ để các bên có thể sử dụng.

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hoá đơn tạm thời được sử dụng khi kê khai, đây là lúc người bán chưa đủ điều kiện để phát hành hoá đơn chính thức. Vậy nên, loại này không có tính pháp lý và chỉ là bản nháp trước khi xuất hoá đơn chính thức.

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Đây là hoá đơn cuối cùng được lập khi đã xác nhận toàn bộ giá trị đơn hàng dùng để thanh toán dứt điểm.

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Đối với các quốc gia Trung Đông như Ả Rập, Kuwait…hoá đơn cần phải có xác nhận từ VCCI nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hoá. Loại hoá đơn này thường đi kèm trong hồ sơ xuất xứ.

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp giao dịch giữa hai bên có một đơn vị trung gian thứ 3 xuất hiện đóng vai trò thanh toán thì hoá đơn này sẽ được sử dụng. Trên hoá đơn sẽ không thể hiện tên nhà cung cấp thực tế, chỉ có thông tin của đơn vị trung gian.

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Theo quy định riêng biệt của từng quốc gia sẽ yêu cầu cần xác nhận và đóng dấu từ lãnh sự quán nước nhập khẩu. Đây cũng chính là lý do xuất hiện loại hoá đơn lãnh sự trong giao thương quốc tế.

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Loại hoá đơn này được sử dụng riêng trong thủ tục khai báo hải quan để xác định trị giá tính thuế và không có giá trị thanh toán như hoá đơn thương mại.

Phân biệt giữa Invoice, Bill và Receipt

Mặc dù đều xuất hiện trong các giao dịch nhưng Invoice, Bill và Receipt có những điểm khác nhau như bảng dưới đây:

Một số lưu ý khi sử dụng và tạo lập Invoice

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để bạn có thể tạo lập Invoice một cách nhanh chóng và chính xác:

• Xác định đúng loại hoá đơn cần sử dụng.
• Điền thông tin người mua – bán đầy đủ, rõ ràng.
• Ghi rõ điều kiện giao dịch, giao hàng.
• Mô tả hàng hoá chi tiết, không được gộp chung.
• Thể hiện rõ các khoản chiết khấu nếu có.
• Thống nhất số hoá đơn và ngày phát hành.
• Kiểm tra tính đồng nhất của thông tin trên invoice so với các chứng từ khác.
• Lưu ý lưu trữ invoice ít nhất 10 năm nhằm đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và thanh tra thuế.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn (Invoice)

Tuy là một loại chứng từ phổ biến nhưng người lập invoice vẫn thường xuyên làm sai hoặc thiếu sót, đặc biệt là với các bạn mới vào nghề. Do đó, hãy đặc biệt lưu tâm với danh sách các lỗi thường gặp dưới đây để tránh lập sai, gây ảnh hưởng tới việc thanh toán và thông quan của đơn hàng:

• Lỗi số 1: Thiếu thông tin về điều kiện giao hàng và cảng vận chuyển.
• Lỗi số 2: Gộp nhiều loại hàng hoá vào cùng 1 dòng để rút gọn hoá đơn.
• Lỗi số 3: Không ghi rõ khoản chiết khấu.
• Lỗi số 4: Thiếu sự thống nhất với bộ hợp đồng và L/C.

Lời kết

Như vậy, khi soạn thảo Invoice bạn cần phải thật cẩn thận, điền thông tin một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tuân thủ các thông lệ thương mại quốc tế. Để được hỗ trợ thêm về các loại chứng từ trong hoạt động logistics, vui lòng liên hệ với Manda Express để được tư vấn chi tiết.