Trong hoạt động logistics quốc tế, chi phí không chỉ gói gọn trong giá vận chuyển mà còn bao gồm nhiều khoản phụ phí liên quan. Việc hiểu rõ các loại phí trong xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tính toán ngân sách, đàm phán giá cước hiệu quả và tránh rủi ro chi phí phát sinh. Trong bài viết này, Manda Express sẽ cùng bạn điểm qua những loại phí phổ biến nhất hiện nay trong chuỗi xuất nhập khẩu, từ giai đoạn lấy hàng đến thông quan và giao nhận cuối cùng.
Mục lục
Phí vận chuyển trong xuất nhập khẩu
Phí vận chuyển đường biển (Ocean Freight Charge)
Phí vận chuyển đường biển (Ocean Freight Charge) là khoản chi phí mà người xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải thanh toán cho hãng tàu để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ cảng đi đến cảng đến. Đây là một phần chi phí quan trọng trong tổng chi phí logistics của hoạt động xuất nhập khẩu.
Việc ai là người trả khoản phí này phụ thuộc vào điều kiện giao hàng đã được thống nhất giữa hai bên trong hợp đồng ngoại thương và theo các quy định của Incoterms. Dựa vào đó, hãng tàu sẽ thu phí từ người gửi hoặc người nhận hàng. Trên thực tế, trách nhiệm thanh toán cũng có thể được điều chỉnh theo các thỏa thuận cụ thể giữa các bên liên quan.
Phí vận chuyển hàng không (Air Freight Charge)
Air Freight Charge (phí vận chuyển hàng không) là khoản phí phải trả để vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Mức phí này được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích quy đổi, tùy theo giá trị nào cao hơn.
Công thức tính phí vận chuyển hàng không phổ biến: Đơn giá (giá/kg) x Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight).
Với các lô hàng có giá trị cao, phí vận chuyển có thể được tính theo giá trị hàng hóa trên mỗi đơn vị trọng lượng hoặc thể tích, nhưng không thấp hơn mức cước tối thiểu. Hiện nay, Air Freight Charge được các hãng vận chuyển áp dụng theo biểu phí chuẩn do Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) quy định trong tài liệu TACT.
Phí vận chuyển nội địa (Inland Transportation Fee)
Inland Transportation Fee hay phí vận chuyển nội địa là chi phí phát sinh khi vận chuyển hàng hóa trong nội địa, từ nhà máy đến cảng xuất khẩu hoặc từ cảng nhập khẩu đến kho của người nhận. Mức phí này thay đổi tùy theo loại phương tiện được sử dụng, như xe tải hoặc tàu hỏa, và khoảng cách vận chuyển thực tế. Ngoài ra, Inland Transportation Fee thường được thỏa thuận giữa chủ hàng và đơn vị vận chuyển trước khi thực hiện lô hàng.
Các loại phí bốc xếp và xử lý hàng hóa
Phí bốc xếp (Handling Fee)
Trước khi “lên máy bay” hay “ra khơi”, luôn có một khâu thầm lặng nhưng không thể thiếu – đó là bốc xếp. Phí bốc xếp (Handling Fee) chính là chi phí dành cho việc di chuyển hàng hóa lên xuống phương tiện tại cảng hoặc sân bay.
Khoản phí này có thể bao gồm nhiều thao tác như đưa hàng vào container, tháo dỡ, hoặc đóng gói lại để đảm bảo an toàn. Tùy vào đặc điểm của từng lô hàng và mức độ phức tạp của quy trình xử lý, mức phí cũng sẽ có sự điều chỉnh phù hợp. Đây là bước đệm quan trọng giúp hàng hóa “chuyển mình” một cách trơn tru trong chuỗi logistics.
Phí xếp dỡ container (Container Handling Fee)
Khi hàng hóa được vận chuyển bằng container, việc bốc xếp tại cảng là khâu không thể thiếu. Phí xếp dỡ container (Container Handling Fee) chính là chi phí dành cho công đoạn này. Mức phí sẽ thay đổi tùy theo nhiều yếu tố, nhằm phản ánh đúng mức độ phức tạp và yêu cầu kỹ thuật trong quá trình xử lý container. Cụ thể, chi phí thường phụ thuộc vào:
- Trọng lượng và kích thước của container: Container càng lớn và nặng thì chi phí xếp dỡ càng cao.
- Loại container sử dụng:
- Container khô (Dry container): dùng cho hàng hóa thông thường.
- Container lạnh (Reefer container): yêu cầu bảo quản nhiệt độ, cần thiết bị chuyên dụng để xử lý.
- Container hàng nguy hiểm (Dangerous goods container): đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt về an toàn.
Phí xếp dỡ container thường được tính riêng biệt với các loại phí vận chuyển khác và được thu bởi cảng biển hoặc hãng tàu, tùy vào chính sách của từng đơn vị.
Các loại phí tại cảng
Phí lưu container tại cảng (Port Storage Fee)
Port Storage Fee, hay còn gọi là phí lưu bãi, là khoản chi phí phát sinh khi container lưu lại tại cảng vượt quá thời gian miễn phí (free time) do cảng quy định, thường từ 3 đến 5 ngày tùy cảng. Nếu không lấy hàng đúng hạn, chủ hàng sẽ phải trả thêm phí lưu kho tính theo số ngày đã vượt quá quy định.
Một số điểm cần lưu ý về phí lưu container tại cảng:
- Thường do chủ hàng thanh toán trực tiếp cho cảng.
- Phí không cố định, thay đổi theo từng cảng, từng thời điểm và đặc điểm hàng hóa.
- Cách tính phí:
- Phí lưu container tại cảng = Số ngày vượt quá x Đơn giá lưu kho mỗi ngày
- Đơn giá có thể khác nhau với từng loại container (thường, lạnh, hàng nguy hiểm…)
Phí nâng hạ container (Container Lifting Fee)
Trong chuỗi quy trình logistics đường biển, việc nâng và hạ container từ tàu xuống cảng hoặc ngược lại là thao tác không thể thiếu và Container Lifting Fee chính là chi phí dành cho khâu này. Loại phí này thường phát sinh tại các cảng biển khi container được chuyển giữa tàu và phương tiện vận chuyển như xe tải hoặc cẩu trục.
Cụ thể:
- Mức phí phụ thuộc vào từng cảng, chính sách của hãng tàu và loại container (20 feet, 40 feet, lạnh, hàng nguy hiểm,…).
- Đây là khoản chi phí kỹ thuật, không nằm trong cước vận chuyển chính và thường được tính riêng.
- Tùy cảng và đơn vị vận hành, phí nâng hạ có thể do hãng tàu hoặc chủ hàng chi trả.
Phí D.O. (Delivery Order Fee)
Khi hàng hóa cập cảng đích, người nhận không thể lấy hàng ngay mà cần có một tài liệu quan trọng gọi là lệnh giao hàng (Delivery Order). Để được cấp lệnh này, doanh nghiệp phải thanh toán một khoản phí gọi là Delivery Order Fee cho đại lý của hãng tàu.
Phí D.O. thường được áp dụng cho mỗi lô hàng và mức phí có thể thay đổi tùy theo chính sách của từng hãng tàu hoặc khu vực cảng. Nếu doanh nghiệp không thực hiện thanh toán và nhận lệnh giao hàng kịp thời, hàng hóa có thể bị lưu lại tại cảng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho không mong muốn.
Vì vậy, việc chủ động hoàn tất thủ tục D.O. đúng hạn là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
Phí THC (Terminal Handling Charge)
THC (Terminal Handling Charge) là khoản phụ phí được áp dụng cho các dịch vụ xử lý hàng hóa tại cảng, bao gồm bốc xếp, vận chuyển container từ bãi tập kết (CY) đến cầu tàu và ngược lại, cũng như các hoạt động nâng hạ container từ tàu xuống cảng và sử dụng thiết bị chuyên dụng. Khoản phí này nhằm bù đắp chi phí cho cảng trong việc vận hành máy móc, trả lương nhân công, quản lý bến bãi và duy trì hạ tầng kỹ thuật.
Trong thực tế, phí THC thường được cảng thu từ hãng tàu, sau đó hãng tàu sẽ thu lại từ chủ hàng, có thể là người gửi hoặc người nhận hàng, tùy điều kiện thương mại. Phí được tính trên từng container và có thể dao động theo loại container (20ft, 40ft, lạnh, hàng nguy hiểm,…), loại hàng hóa cũng như quy định cụ thể của từng hãng tàu.
Có hai loại THC phổ biến:
- THC tại cảng xếp hàng (THC/L – Loading Port)
- THC tại cảng dỡ hàng (THC/D – Discharging Port)
Các loại phí hải quan và thuế
Thuế nhập khẩu (Import Duty)
Thuế nhập khẩu (Import Duty) là khoản thuế do chính phủ quy định và áp dụng đối với các mặt hàng từ nước ngoài đưa vào trong nước. Mục tiêu chính của loại thuế này là tăng nguồn thu ngân sách nhà nước, đồng thời hỗ trợ bảo vệ ngành sản xuất nội địa khỏi sự cạnh tranh từ hàng hóa ngoại nhập.
Mức thuế nhập khẩu không cố định mà thay đổi tùy theo từng loại sản phẩm và chính sách thuế cụ thể của mỗi quốc gia. Do đó, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu cần cập nhật thường xuyên các quy định thuế liên quan, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và chuẩn bị tài chính phù hợp cho từng lô hàng nhập khẩu.
Phí làm thủ tục hải quan (Customs Clearance Fee)
Phí làm thủ tục hải quan (Customs Clearance Fee) là chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện các bước thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Khoản phí này bao gồm nhiều công đoạn như rà soát hồ sơ, kiểm tra chứng từ, kiểm tra thực tế hàng hóa khi cần thiết, và hoàn tất các thủ tục hành chính theo yêu cầu từ cơ quan hải quan.
Thông thường, các công ty dịch vụ khai báo hải quan hoặc doanh nghiệp logistics sẽ thu khoản phí này từ khách hàng để thay mặt thực hiện toàn bộ quy trình thông quan. Mức phí cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa, độ phức tạp trong xử lý thủ tục cũng như chính sách giá dịch vụ của từng đơn vị cung cấp.
Phí kiểm tra hàng hóa (Inspection Fee)
Khi hàng hóa đến cửa khẩu, trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán phí kiểm tra hàng hóa (Inspection Fee) nếu lô hàng bị yêu cầu kiểm tra. Yêu cầu này có thể đến từ cơ quan hải quan hoặc bắt nguồn từ các quy định về kiểm dịch, an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn chất lượng hay các quy chuẩn kỹ thuật mà quốc gia nhập khẩu đặt ra.
Tùy vào phạm vi và hình thức kiểm tra (chỉ đơn thuần là đối chiếu hồ sơ hay phải mở kiện, lấy mẫu kiểm nghiệm) thì mức phí sẽ thay đổi tương ứng. Việc kiểm tra có thể do các cơ quan nhà nước hoặc đơn vị chuyên trách thực hiện, và phí thường được thu trực tiếp từ bên nhập khẩu.
Phí phân loại hàng hóa (Classification Fee)
Không phải tất cả các lô hàng đều có thể được xác định mã số thuế ngay lập tức. Đối với những sản phẩm có tính chất kỹ thuật đặc biệt hoặc chưa rõ ràng về chủng loại, hải quan có thể yêu cầu thực hiện phân loại chính thức và thu phí phân loại hàng hóa (Classification Fee).
Việc này nhằm xác định chính xác mã HS (Harmonized System Code) — một mã số quốc tế dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại, từ đó áp dụng đúng mức thuế và quy định quản lý tương ứng.
Các loại phí khác
Phí chứng từ (Documentation Fee)
Trong quá trình xuất nhập khẩu, phí chứng từ (Documentation Fee) là khoản chi phí phát sinh để chuẩn bị và xử lý các tài liệu cần thiết, bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Thông thường, khoản phí này được thu bởi các công ty vận tải, hãng tàu, hoặc các nhà cung cấp dịch vụ liên quan.
Phí bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance Fee)
Phí bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance Fee) là chi phí được khuyến nghị để giảm thiểu rủi ro tổn thất hoặc hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Phí bảo hiểm này thường được tính dựa trên giá trị hàng hóa và phạm vi bảo hiểm, và có thể thay đổi tùy theo nhiều yếu tố như loại hàng hóa, phương thức vận chuyển, điều kiện giao dịch và mức độ rủi ro.
Công thức tính phí bảo hiểm hàng hóa có thể được áp dụng như sau:
- CIF = (C + F) / (1 – R)
- I = CIF x R
Trong đó:
- I là phí bảo hiểm
- C là giá trị hàng hóa
- F là cước phí vận chuyển
- R là tỷ lệ phí bảo hiểm
Tỷ lệ phí bảo hiểm sẽ thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố như loại hàng hóa, phương thức đóng gói và phương tiện vận chuyển. Thông thường, giá trị bảo hiểm có thể lên đến 110% giá trị CIF của lô hàng, nhằm đảm bảo sự bảo vệ tối đa cho các bên tham gia giao dịch.
Phí AMS và ACI
AMS (Automated Manifest System) là phí khai báo thông tin hàng hóa vào hệ thống điện tử của hải quan Mỹ trước khi hàng hóa được vận chuyển vào Mỹ. Mặc dù yêu cầu từ hải quan Mỹ, phí này do các hãng tàu thu từ các bên đặt chỗ (forwarder hoặc shipper) vì họ thực hiện thủ tục khai báo.
Đồng thời, ACI (Advance Commercial Information) là phí khai báo thông tin hàng hóa trước khi nhập cảnh vào Canada. Các doanh nghiệp xuất khẩu vào Canada cần khai báo E-Manifest lên hệ thống ACI của Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA).
Phí CIC (Container Imbalance Charge)
Phí CIC (Container Imbalance Charge) phát sinh khi có sự mất cân bằng container giữa các cảng, đặc biệt là những cảng có nhu cầu xuất nhập khẩu không đồng đều. Phí này giúp bù đắp chi phí vận chuyển container rỗng từ nơi dư thừa đến nơi thiếu hụt, đảm bảo đủ container cho việc xuất khẩu.
Ví dụ, Việt Nam thường dư thừa container rỗng do nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, trong khi Trung Quốc lại thiếu container để đóng hàng xuất khẩu. Các hãng tàu sẽ vận chuyển container rỗng từ Việt Nam về Trung Quốc và thu phí CIC từ doanh nghiệp sử dụng container.
Phí phát sinh khác (Sundry Charge)
Phí phát sinh khác (Sundry Charge) bao gồm các khoản chi phí không thường xuyên nhưng vẫn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, chẳng hạn như phí lưu kho, phí thay đổi lịch trình, hay phí sửa chữa container. Những khoản phí này có thể phát sinh tùy vào tình huống cụ thể và yêu cầu từ các bên liên quan.
Kinh nghiệm quản lý các loại phí trong xuất nhập khẩu
Lập kế hoạch tài chính chi tiết
Lập kế hoạch tài chính chi tiết là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí xuất nhập khẩu và tránh phát sinh ngoài ý muốn. Doanh nghiệp nên dự trù chi phí cụ thể cho từng lô hàng, đồng thời xây dựng ngân sách dài hạn dựa trên tần suất và tuyến vận chuyển. Một kế hoạch tài chính hiệu quả nên bao gồm:
- Dự toán chi phí cố định và biến đổi theo từng lô hàng
- Biểu phí tiêu chuẩn cho các tuyến vận chuyển thường xuyên
- Quỹ dự phòng (5–10%) cho các phí phát sinh bất ngờ
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc ERP để theo dõi, phân tích và tối ưu chi phí
Đàm phán với đơn vị vận chuyển và hải quan
Bên cạnh lập kế hoạch về tài chính, đàm phán với đơn vị vận chuyển và hải quan cũng là kỹ năng cần có và giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu. Khi làm việc với các bên này, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ thông tin và nắm rõ mặt bằng giá thị trường để có vị thế thương lượng tốt hơn.
Theo dõi và cập nhật thông tin thị trường
Theo dõi và cập nhật thông tin thị trường là bước cần thiết để doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch tài chính và chiến lược đàm phán kịp thời. Giá cước vận chuyển, chính sách hải quan hay các loại phụ phí đều có thể thay đổi theo mùa, tình hình quốc tế hoặc quy định mới từ phía cơ quan chức năng.
Vì vậy, việc theo dõi sát diễn biến thị trường không chỉ giúp doanh nghiệp dự đoán chi phí chính xác hơn mà còn nâng cao khả năng thương lượng với đơn vị vận chuyển và hải quan. Khi thông tin được cập nhật liên tục, kế hoạch tài chính sẽ luôn linh hoạt và phù hợp với thực tế, từ đó hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả dòng tiền trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Lời kết
Nhìn chung, từ khâu bốc xếp, vận chuyển, lưu kho đến xử lý thủ tục tại cảng, mỗi loại phí đều là một mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics. Việc hiểu rõ bản chất và cách tính của các khoản phí không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động về tài chính mà còn tránh được các chi phí phát sinh không đáng có. Hy vọng bài viết trên đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan và dễ hiểu hơn về hệ thống phí phức tạp trong hoạt động xuất nhập khẩu nói chung.
