Forwarder, hay Freight Forwarder (viết tắt FWD), là bên trung gian quan trọng trong chuỗi logistics toàn cầu, giúp kết nối chủ hàng với các phương thức vận tải phù hợp. Họ không chỉ điều phối vận chuyển mà còn hỗ trợ tư vấn thủ tục và xử lý sự cố phát sinh cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Bài viết này, Manda Express sẽ giải đáp chi tiết vai trò của FWD và cách chọn đối tác Forwarder phù hợp.
Mục lục
Forwarder là gì trong xuất nhập khẩu?
Forwarder (FWD) là tổ chức hoặc cá nhân đóng vai trò trung gian, tiếp nhận hàng từ chủ hàng hoặc gom nhiều lô nhỏ để hình thành các kiện hàng lớn. Theo Mison Trans, FWD nhận hàng từ chủ hàng hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ thành kiện lớn, rồi thuê hãng tàu/hãng bay phù hợp để vận chuyển đến nơi nhận.
FWD có thể là công ty lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ, hoạt động trên cả tuyến nội địa lẫn quốc tế. Forwarder bố trí vận chuyển hàng hóa bằng mọi phương thức: đường biển, hàng không, đường bộ hoặc đường sắt. Ví dụ, đơn vị Forwarder có thể gom nhiều lô hàng lẻ ở Việt Nam để đóng chung container rồi ký hợp đồng với hãng tàu chuyển hàng sang nước khác.
Như vậy, Forwarder chính là “cầu nối” giữa người gửi hàng và các hãng vận tải lớn, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển.
Vai trò của FWD (Freight Forwarder) trong xuất nhập khẩu
Forwarder đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, bởi họ quản lý và hỗ trợ toàn bộ khâu giao nhận. Cụ thể:
Quản lý vận chuyển
Forwarder đảm nhận vai trò quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa. Họ lựa chọn phương tiện (tàu biển, máy bay, xe tải…) phù hợp, tổ chức xếp dỡ hàng hóa, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và theo dõi lộ trình của lô hàng từ khi gửi đi đến khi giao tới nơi nhận.
Tư vấn và hỗ trợ khách hàng
FWD cung cấp tư vấn về quy định, thủ tục hải quan, kiểm định và các yêu cầu đặc biệt của từng lô hàng. Họ cũng hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn giải pháp vận chuyển (hãng tàu, tuyến đi, loại hình vận tải) phù hợp nhất với nhu cầu và chi phí của khách hàng.
Xử lý tài liệu
Forwarder chịu trách nhiệm chuẩn bị và xử lý toàn bộ chứng từ cho lô hàng: hóa đơn thương mại, vận đơn (B/L), giấy phép xuất nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ liên quan khác. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ xuất nhập khẩu được hoàn thiện chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Điều phối vận chuyển
Forwarder là người điều phối kết nối giữa các bên trong chuỗi cung ứng. Họ làm việc với các hãng tàu/hãng bay, chủ hàng, kho bãi… để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo đúng lịch trình và địa điểm đã cam kết. Nếu có phát sinh thay đổi (ví dụ cảng quá tải, tàu trễ chuyến), Forwarder sẽ sắp xếp phương án dự phòng để giảm thiểu gián đoạn.
Giải quyết vấn đề
Trong trường hợp có sự cố (hư hỏng, mất mát, kiện lại máy kiểm hóa hay vấn đề hải quan), forwarder sẽ xử lý thay chủ hàng. Họ làm việc với cơ quan hải quan, công ty bảo hiểm và các bên liên quan để hoàn tất thủ tục pháp lý và yêu cầu bồi thường nếu cần. Nhờ vậy, doanh nghiệp không phải trực tiếp can thiệp vào các thủ tục phức tạp, giảm thiểu rủi ro và sự cố trong quá trình xuất nhập khẩu.
Ưu và nhược điểm của Freight Forwarder
Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Forwarder thường gom lô hàng lớn từ nhiều khách hàng và làm việc thường xuyên với các hãng tàu hàng không, nên được hưởng cước phí ưu đãi. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm đáng kể so với tự lấy hàng lẻ với giá cao.
- Giao hàng đúng hạn: Với kinh nghiệm lâu năm, Forwarder xử lý thủ tục xuất nhập khẩu nhanh gọn, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian cam kết Họ có quy trình và hệ thống theo dõi chuyên nghiệp, giúp giảm thiểu trễ nải.
- Xử lý chuyên nghiệp: Forwarder am hiểu quy trình logistics và thủ tục quốc tế, nên giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ. Các vấn đề về hồ sơ, kiểm định hay bất trắc trong vận chuyển sẽ được giải quyết kịp thời, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào đối tác: Khi ủy thác toàn bộ lô hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp phải hoàn toàn tin tưởng vào Forwarder. Nếu chọn nhầm đơn vị thiếu kinh nghiệm hoặc không uy tín, lô hàng có thể gặp rủi ro mất mát, hỏng hóc hoặc chậm trễ.
- Chi phí dịch vụ: Forwarder là công ty dịch vụ nên thường tính phí môi giới hoặc phụ phí ngoài cước vận tải. Doanh nghiệp có thể khó nắm được chi tiết những khoản này nếu không nhận được báo giá minh bạch, tiềm ẩn nguy cơ chi phí tăng thêm ngoài dự kiến.
- Ít kiểm soát trực tiếp: Doanh nghiệp không trực tiếp làm việc với hãng tàu hay kho bãi, nên phải dựa hoàn toàn vào báo cáo của Forwarder. Việc này đòi hỏi độ tin cậy cao, nếu Forwarder thiếu chuyên nghiệp, doanh nghiệp dễ bị động.
Có nên sử dụng dịch vụ Forwarder?
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, Forwarder thường là đối tác hỗ trợ đắc lực trong xuất nhập khẩu. Họ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí (không cần đầu tư phòng xuất nhập khẩu riêng và hưởng cước thấp hơn từ mạng lưới hãng tàu quốc tế). FWD cũng giảm bớt rủi ro nhờ kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo lô hàng về đích an toàn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quan trọng: Tất cả thủ tục và xử lý vận chuyển được Forwarder thực hiện nhanh chóng và chuyên nghiệp. Ngoài ra, Forwarder thường cung cấp thêm các dịch vụ liên quan như làm thủ tục hải quan, lưu kho, giao nhận nội địa và tư vấn thương mại quốc tế… giúp khách hàng dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tóm lại, nếu muốn tập trung vào sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp mới vào nghề xuất nhập khẩu nên xem xét hợp tác với một Forwarder uy tín.
Tiêu chí chọn Forwarder phù hợp
Để chọn được forwarder đáng tin cậy, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Kinh nghiệm thực tiễn: Ưu tiên các công ty Forwarder có thâm niên hoạt động từ 5 năm trở lên. Những đơn vị này thường có hiểu biết sâu về các mặt hàng và quy trình xuất nhập khẩu, từ đó giải quyết tốt các phát sinh (chẳng hạn thủ công mỹ nghệ, điện tử, thực phẩm…)
- Mạng lưới rộng: Đơn vị cần có quan hệ chặt chẽ với nhiều hãng tàu, hãng hàng không và đại lý toàn cầu. Điều này giúp họ có thêm phương án vận chuyển thay thế khi sự cố xảy ra, cũng như thương lượng được cước phí tốt hơn cho khách hàng.
- Chuyên nghiệp, cơ sở vật chất đạt chất lượng: Nhân viên tư vấn nhiệt tình, am hiểu quy định và sẵn sàng giải thích chi tiết cho khách hàng mới. Ngoài ra, văn phòng và kho bãi của công ty cũng cần hiện đại, đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa (ví dụ kho lạnh với hàng dễ hư hỏng).
- Dịch vụ đa dạng: Forwarder có cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung, từ khai báo hải quan, lưu kho, đóng gói, đến giao nhận nội địa và bảo hiểm hàng hóa. Đơn vị có dịch vụ trọn gói sẽ giảm tải cho doanh nghiệp nhiều việc phụ trợ.
- Giấy phép và uy tín: Kiểm tra công ty có đầy đủ giấy phép xuất nhập khẩu, chứng chỉ ngành (FIATA, IATA,…) và thông tin liên hệ rõ ràng. Đánh giá các đánh giá, tham khảo ý kiến từ những khách hàng trước để đảm bảo năng lực thực sự.
- Hệ thống IT: Có hệ thống theo dõi lô hàng trực tuyến, báo cáo thời gian thực.
Phân biệt Logistics và Freight Forwarding
| Tiêu chí | Logistics | Freight Forwarding |
| Phạm vi | Quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng: đóng gói, lưu kho, phân phối và giao nhận hàng hóa đa phương thức. | Chuyên về giao nhận hàng: gom hàng lẻ, thuê tàu/máy bay phù hợp, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến cảng/sân bay tiếp theo. |
| Thủ tục và chứng từ | Thực hiện trọn vẹn hồ sơ xuất nhập khẩu, bảo hiểm và giao nhận từ LCL đến FCL (thủ tục hải quan, giao hàng tận nơi…) | Chuẩn bị và xử lý giấy tờ vận tải (vận đơn, C/O, giấy phép nhập khẩu) và thay mặt chủ hàng khai báo hải quan. |
| Mục tiêu chính | Tối ưu hóa toàn bộ hoạt động chuỗi cung ứng, giảm chi phí kho bãi và lưu thông chung. | Tìm tuyến vận chuyển và mức cước tốt nhất cho từng lô hàng, tăng hiệu quả giao nhận cho chủ hàng. |
| Đối tượng khách hàng | Các doanh nghiệp lớn hoặc chuỗi cung ứng phức tạp, cần giải pháp toàn diện. | Các doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc chủ hàng cá nhân có nhu cầu gom hàng lẻ, cần giá cước tốt và dịch vụ nhanh chóng. |
Top các công ty Forwarder hàng đầu hiện nay
Tại Việt Nam, một số công ty Forwarder uy tín bao gồm: Legend Cargo Logistics, Delta International Forwarding, Hưng Thịnh Phát, Vận tải & Logistics Vietnam Post, Viettel Post Logistics, DHL Global Forwarding (Vietnam), Sotrans, Indochinapost, DB Schenker Vietnam và Bee Logistics (Con Ong).
Bên cạnh đó, các tập đoàn giao nhận quốc tế như DHL, DB Schenker, Kuehne+Nagel, Expeditors, CEVA cũng đang hiện diện rộng khắp và cung cấp dịch vụ forwarding chất lượng cao. Doanh nghiệp nên cân nhắc hợp tác với những đơn vị này hoặc các công ty liên kết với mạng lưới toàn cầu để đảm bảo lô hàng được chăm sóc tốt nhất.
Lời kết
Forwarder (Freight Forwarder) là đối tác không thể thiếu cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là các công ty nhỏ và vừa thiếu nguồn lực tự vận chuyển. FWD đóng vai trò như “cầu nối” trong chuỗi cung ứng, giúp điều phối vận chuyển, xử lý thủ tục và giải quyết vấn đề phát sinh một cách chuyên nghiệp. Dù có nhiều lợi ích (tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ, giảm gánh nặng thủ tục), doanh nghiệp vẫn cần lựa chọn đối tác forwarder thật kỹ lưỡng.
