Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, thuật ngữ “Shipper” xuất hiện khá phổ biến trên các chứng từ vận tải và hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của shipper trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Qua bài viết này, hãy cùng Manda Express tìm hiểu “Shipper là gì trong xuất nhập khẩu” cũng như vai trò của họ trong quá trình vận chuyển hàng hóa nói chung nhé!
Mục lục
Shipper là gì trong xuất nhập khẩu – Logistics
Thông thường, trong các hợp đồng vận chuyển, shipper đóng vai trò là người gửi hàng. Trong xuyên suốt quá trình vận chuyển hàng hóa, shipper đóng vai trò là người xuất khẩu hay người gửi hàng hoặc đại diện cho người gửi hàng.
Shipper có thể là các cá nhân, các doanh nghiệp sản xuất hoặc các nhà sản xuất, chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc gửi hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích theo điều khoản trong các hợp đồng thương mại.
Cụ thể hơn, Shipper thường là bên đứng tên trên vận đơn (Bill of Lading) hoặc các chứng từ vận tải khác, và có trách nhiệm pháp lý liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Trông một số trường hợp, Shipper có thể đồng thời là Beneficiary hoặc Seller.
Vai trò quan trọng của shipper trong xuất nhập khẩu
Người được điền thông tin trên chứng từ
Với hầu hết các loại chứng từ có ý nghĩa về mặt vận tải thì thông tin về người gửi hàng cũng như nhận hàng là thông tin không thể thiếu. Với thông tin người nhận, Shipper sẽ là người đứng tên trên các chứng từ vận tải như vận đơn đường biển (B/L gốc hay B/L Telex), vận đơn hàng không (AWB) hay các tài liệu liên quan khác.
Tên Shipper luôn được ghi ở ô trên cùng bên trái, tiếp đó là Consignee. Các thông tin này giúp xác định ai là người gửi hàng cũng như chịu trách nhiệm trong quá trình gửi hàng.
Chịu trách nhiệm bố trí và thanh toán cước vận tải biển
Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng (Incoterms) được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, SHipper có thể là người phải chịu trách nhiệm bố trí phương tiện vận chuyển, đồng thời thanh toán cước phí vận tải.
Ví dụ: Trong điều kiện FOB (Free On Board) hay CIF, Shipper chịu trách nhiệm giao hàng lên tàu tại cảng xuất khẩu/cảng đích (Destination Port) và thanh toán các chi phí liên quan đến việc này.
Quyết định cho giao cho người nhận hay không
Một trong những điểm đáng lưu ý là Shipper có quyền quyết định việc giao hàng cho người nhận (Consignee) dựa trên các điều kiện và thỏa thuận đã được thống nhất trong hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, Shipper có thể giữ quyền kiểm soát hàng hóa cho đến khi người nhận hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán hoặc các điều kiện khác đã được quy định từ trước.
Làm việc với hãng tàu
Shipper thường xuyên làm việc với các hãng tàu, hãng hàng không, hoặc các công ty vận tải để sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa. Họ cần thương lượng về lịch trình, cước phí, và các điều kiện vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm yêu cầu.
Các vấn để như chi phí phát sinh, phí DEM/DET, số ngày Freetime hay phí sửa chữa container cũng đều do shipper làm việc trực tiếp với hãng tàu. Nhằm mục đích hợp tác lâu dài, đôi khi các shipper chọn chia sẻ/chịu chi phí sửa chữa vỏ container khi hãng tàu phạt consignee ở cảng đích (trường hợp hỏng hóc diễn ra do quá trình shipper đóng hàng).
Shipper là ai trong lĩnh vực logistics?
Trong trường hợp bạn vẫn còn băn khoăn về vai trò của shipper trong quá trình logistic, có thể hiểu đơn giản rằng họ là người gửi hàng trong quá trình vận chuyển. Một shipper có thể là bất kỳ ai: người đặt hàng, người xuất khẩu, người bán hàng, người có trách nhiệm gửi hàng từ điểm A đến điểm B…
Shipper là người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc gửi hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Họ có thể là nhà sản xuất, nhà xuất khẩu, hoặc bất kỳ bên nào có nhu cầu gửi hàng hóa. Nói cách khác, Shipper đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả, an toàn và đúng thời gian.
Trách nhiệm của shipper trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Như vậy, nhìn chung, shipper có một số trách nhiệm cụ thể trong quá trình vận chuyển hàng hóa như sau:
- Chuẩn bị hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng cách, dán nhãn đầy đủ và sẵn sàng cho việc vận chuyển
- Chuẩn bị chứng từ: Soạn thảo và cung cấp các chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và các giấy tờ hải quan.
- Bố trí vận chuyển: Liên hệ và sắp xếp với các hãng vận tải để vận chuyển hàng hóa theo lịch trình và các điều kiện thỏa thuận sẵn.
- Theo dõi lô hàng: Giám sát quá trình vận chuyển, cập nhật thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh trong thời gian giao hàng.
- Giải quyết sự cố phát sinh: Phối hợp với các bên liên quan để giải quyết các sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa hoặc chậm trễ trong quá trình vận chuyển.
Các yêu cầu quan trọng đối với shipper cần đáp ứng trong một chuyến đi
Tuy nhiên, để làm tốt vai trò Shipper, không phải ai cũng hiểu và nắm rõ các yêu cầu quan trọng mà vị trí này cần đáp ứng. Về cơ bản, vị trí này đòi hỏi một số kỹ năng và hiểu biết nhất định:
- Hiểu biết về các quy định và luật pháp: Nắm chắc các quy định về xuất nhập khẩu, hải quan và vận tải quốc tế để nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý: Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Từ đó, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, an toàn, nhanh chóng.
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Có khả năng giao tiếp tốt, thương lượng với các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ vận tải và các bên liên quan, đặc biệt là chăm sóc khách hàng.
- Khả năng giải quyết vấn đề: Nhanh chóng nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và chất lượng.
Như vậy, shipper cần đáp ứng được các yêu cầu quan trọng về quản lý hàng hóa, an toàn hàng hóa cũng như giao hàng đúng thời hạn, làm việc với đối tác và khách hàng cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.
Phân biệt shipper, seller, beneficiary
Như vậy, khi so sánh Shipper với Seller hoặc Beneficiary, chúng ta đã thấy được rõ ràng sự khác biệt giữa các thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn này. Cụ thể:
Về nghiệp vụ thương mại:
- Seller/ Exporter: Bên bán hàng
- Buyer/ Importer: Bên mua hàng
Về nghiệp vụ thanh toán:
- Beneficiary: Người thụ hưởng tiền (thường là bên bán)
- Remitter: Người chuyển tiền (thường là bên mua)
Về nghiệp vụ vận tải:
- Shipper: Người gửi hàng, người đứng tên trên vận đơn gửi hàng
- Consignee: Người nhận hàng, người đứng tên nhận hàng trên vận đơ
Ví dụ để minh họa rõ ràng hơn:
Công ty X tại Việt Nam ký hợp đồng xuất khẩu hạt điều cho Công ty Y tại Singapore. Sau đó, Công ty Y bán lại lô hàng này cho Công ty Z tại Nhật Bản theo hợp đồng riêng. Hạt điều được vận chuyển trực tiếp từ Việt Nam sang Nhật Bản.
Xét theo hợp đồng 1 giữa X và Y:
- Công ty X là: Seller, Shipper và Beneficiary (bên bán, gửi hàng, và nhận tiền từ Y).
- Công ty Y là: Buyer và Remitter (bên mua và thanh toán tiền).
- Công ty Z không xuất hiện trong hợp đồng này.
Xét theo hợp đồng 2 giữa Y và Z:
- Công ty X vẫn là Shipper (vì là bên gửi hàng thực tế).
- Công ty Y là: Seller và Beneficiary (bán lại hàng và nhận tiền từ Z).
- Công ty Z là: Buyer, Remitter và Consignee (người mua, thanh toán và nhận hàng).
Qua ví dụ trên, có thể thấy rằng Shipper không nhất thiết phải là Seller, mà là thực thể chịu trách nhiệm gửi hàng. Việc hiểu sai vai trò có thể dẫn đến nhầm lẫn trong chứng từ vận tải hoặc thanh toán quốc tế.
Do đó, cần xác định rõ vai trò của từng bên trong từng hợp đồng cụ thể để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình logistics và pháp lý.
Lời kết
Có thể nói, Shipper đóng vai trò then chốt trong chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, không chỉ là người gửi hàng mà còn có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau tùy theo từng tình huống cụ thể. Qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu và phân biệt rõ được giữa shipper, seller, beneficiary hay consignee. Từ đó, có thể giúp doanh nghiệp xử lý chứng từ chính xác, tránh rủi ro và đảm bảo mọi khâu trong giao dịch quốc tế được vận hành trơn tru và hiệu quả!
