Trong xuất nhập khẩu, Notify party là thuật ngữ quen thuộc đóng vai trò quan trọng để hàng hóa được giao – nhận thuận lợi hơn. Bài viết này, Manda Express sẽ giải thích chi tiết notify party là gì, sự khác biệt và mối liên hệ với consignee, cùng các tiêu chí lựa chọn đơn vị này. Đây là kiến thức thiết yếu cho doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình logistic.
Mục lục
Notify party là gì trong xuất nhập khẩu?
Notify party là bên được thông báo khi hàng hóa đến cảng đích. Họ không trực tiếp nhận hàng nhưng có trách nhiệm thông báo cho người nhận (consignee) về thời điểm hàng về.
Notify Party không nhất thiết là người nhận hàng (Consignee), nhưng đóng vai trò trung gian hỗ trợ trong việc chuẩn bị thủ tục, tiếp nhận thông tin và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo quá trình thông quan và nhận hàng diễn ra hiệu quả.
Những thông tin và vị trí Notify party nằm ở đâu?
Thông tin về Notify Party thường được thể hiện rõ ràng trên vận đơn (Bill of Lading) hoặc chứng từ tương đương (Airway Bill, CMR, v.v.).
Thông tin của notify party bao gồm:
- Tên công ty/đơn vị.
- Địa chỉ liên hệ chi tiết.
- Số điện thoại, email.
- Mã số thuế hoặc giấy phép liên quan (nếu cần).
Ngoài vận đơn, Notify Party còn có thể xuất hiện trong phiếu đóng gói, danh sách container.
Vai trò quan trọng của Notify party
Notify party đóng vai trò trung gian quan trọng trong chuỗi cung ứng quốc tế và có những vai trò sau:
- Cầu nối giữa hàng tàu và người nhận: Thông báo cho consignee về lịch trình hàng hóa, trong trường hợp consignee không có người đại diện tại cảng, notify party sẽ thay mặt xử lý.
- Theo dõi và kiểm soát hàng hóa: Thông qua notify party, các bên liên quan có thể cập nhật tình trạng hàng hóa.
- Hỗ trợ thủ tục hải quan: Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ hải quan nếu được ủy quyền.
- Hạn chế rủi ro vận chuyển: Notify Party có thể phát hiện rủi ro và đưa ra phương án ứng phó, hạn chế chi phí phát sinh.
Mối liên hệ giữa Notify party và Consignee
Rất nhiều người nhầm lẫn Notify Party và Consignee là như nhau. Tuy nhiên, đây là hai bên hoàn toàn khác nhau về vai trò và trách nhiệm. Hãy theo dõi bảng dưới để hiểu rõ hơn về Notify Party và Consignee.
| Tiêu chí | Notify Party | Consignee |
| Chức năng | Thông báo về hàng hóa khi hàng đến | Người nhận hàng cuối cùng |
| Quyền nhận hàng | Không có quyền nhận hàng trực | Có quyền nhận hàng |
| Trách nhiệm pháp lý | Không chịu trách nhiệm pháp lý về hàng hóa | Chịu trách nhiệm pháp lý về hàng hóa |
| Mối liên hệ | Phối hợp để đảm bảo quy trình giao – nhận hiệu quả | Dựa vào thông báo từ Notify Party để xử lý tiếp |
Những tiêu chí khi chọn Notify Party để vận chuyển hàng hóa
Việc lựa chọn đúng notify party sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn
- Uy tín và kinh nghiệm: Chọn những đơn vị có uy tín và được nhiều khách hàng tin tưởng. Uy tín được thể hiện qua các chứng chỉ, đánh giá và năng lực thực tế và am hiểu quy định hải quan tại các quốc gia.
- Luôn sẵn sàng để liên lạc 24/7: Các kênh liên lạc như điện thoại, email cần luôn sẵn sàng để tiếp nhận và phản hồi kịp thời.
- Mạng lưới vận hành linh hoạt: Ưu tiên các đơn vị có chi nhánh tại nhiều cảng quốc tế để dễ phối hợp và hỗ trợ kịp thời.
- Năng lực xử lý tình huống: Có thể phản ứng nhanh khi phát sinh vấn đề như hàng bị trễ, thất lạc chứng từ hoặc thay đổi lịch trình.
Tại sao cần sử dụng Notify Party trong quá trình vận chuyển hàng hóa?
Xác định rõ ràng trách nhiệm
Notify party giúp xác định trách nhiệm giữa các bên. Giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo minh bạch.
Ví dụ: Nếu hàng về cảng mà consignee không nhận được thông báo, lỗi thuộc về notify party, không phải hãng tàu.
Thông tin và theo dõi
Vì Notify Party sẽ luôn được cập nhật tình hình hàng hóa theo thời gian thực, từ lịch trình tàu đến thông báo hàng sẵn sàng nhận. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch phân phối.
Quản lý rủi ro
Được cập nhật thông tin nhanh chóng, nếu phát hiện những vấn đề như thiếu chứng thì Notify Party sẽ đại diện xử lý các tình huống.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi thông tin được thông báo đúng và đủ, thời gian xử lý hàng hóa sẽ được rút ngắn đáng kể. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi.
Lời kết
Notify Party và Consignee là hai thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ Notify Party là gì sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai sót đáng tiếc. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về Notify Party, nếu còn câu hỏi hãy liên hệ Manda Express để nhận được lời hồi đáp sớm nhất nhé.
