Có những tài liệu trong xuất nhập khẩu tưởng chừng là “thủ tục giấy tờ”, nhưng thực ra lại giữ vai trò quyết định, và SI là một trong số đó. Không chỉ là một mẫu giấy “nộp cho đủ”, SI còn là “bản hướng dẫn” để hàng hóa đi đúng yêu cầu. Vậy SI là gì trong xuất nhập khẩu mà lại có sức ảnh hưởng lớn đến vậy? Trong bài viết này, Manda Express sẽ cùng bạn khám phá SI từ A-Z – từ khái niệm đến cách lập SI trong logistics chuẩn chỉnh cho từng lô hàng.
Mục lục
SI (Shipping Instruction) là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, SI (viết tắt của Shipping Instruction) được hiểu là bản hướng dẫn vận chuyển mà người gửi hàng cung cấp cho hãng tàu, công ty giao nhận hoặc đơn vị vận tải quốc tế. Tài liệu này chứa đựng những thông tin quan trọng như tên người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán cước phí, và những yêu cầu đặc biệt khác liên quan đến quá trình vận chuyển.
Về bản chất, SI giống như một “kịch bản” chi tiết cho toàn bộ hành trình của lô hàng. Dựa trên thông tin trong SI, hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành lập vận đơn (Bill of Lading – B/L) — loại chứng từ vận tải quan trọng bậc nhất trong giao thương quốc tế. Do đó, tính chính xác và đầy đủ của SI có vai trò cực kỳ then chốt: Chỉ cần một sai lệch nhỏ cũng có thể kéo theo những rắc rối lớn về pháp lý, thời gian giao hàng hoặc chi phí phát sinh.
Một điểm đáng lưu ý khác là SI không chỉ đơn thuần tổng hợp thông tin hàng hóa, mà còn thể hiện các thỏa thuận đặc biệt giữa các bên, chẳng hạn như hướng dẫn rõ ràng về việc giao hàng theo lịch trình cụ thể, yêu cầu xếp dỡ hàng hóa, hoặc các chú thích đặc biệt cần lưu ý trong suốt quá trình vận chuyển. Vì vậy, SI vừa mang tính pháp lý ngầm, vừa đóng vai trò giao tiếp chính thức giữa shipper (người gửi) và carrier (hãng vận tải).
Tóm lại, trong xuất nhập khẩu, SI không phải là thủ tục hình thức. Đó là cầu nối thông tin thiết yếu, đảm bảo mọi bên tham gia vào chuỗi vận chuyển đều “đọc chung một bản nhạc”, từ đó giúp quá trình giao thương diễn ra trôi chảy, chính xác và an toàn.
Tại sao cần phải submit SI (Shipping Instruction)?
Việc submit (nộp) SI là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bởi lẽ, SI chính là cơ sở chính thức để hãng tàu hoặc công ty vận tải lập vận đơn (Bill of Lading – B/L). Nếu không nộp SI hoặc nộp không đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ không thể nhận được vận đơn kịp thời, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, thanh toán và thậm chí cả uy tín trong kinh doanh quốc tế.
Một lý do quan trọng khác khiến việc submit SI trở nên cần thiết là để đảm bảo độ chính xác thông tin. Trong SI, các chi tiết như tên người nhận, địa điểm giao hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, và các yêu cầu đặc biệt đều phải được thể hiện đầy đủ và đúng đắn. Nếu bỏ qua bước xác nhận thông tin qua SI, nguy cơ sai sót khi lập vận đơn sẽ tăng cao, kéo theo hệ quả như lô hàng bị gửi nhầm, chậm giao hoặc thậm chí bị từ chối nhận ở cảng đến.
Ngoài ra, việc submit SI đúng quy định còn giúp đồng bộ hóa quá trình vận chuyển. Hãng tàu dựa vào nội dung SI để lên kế hoạch xếp dỡ, chọn phương thức vận tải, xác định hành trình vận chuyển và các chi tiết kỹ thuật khác. Một bản SI được gửi đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình điều phối vận tải diễn ra trơn tru, hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh không đáng có.
Cuối cùng, submit SI còn là một phần của việc tuân thủ quy định vận tải quốc tế. Nhiều hãng tàu và các cơ quan hải quan yêu cầu phải có bản hướng dẫn vận chuyển chi tiết trước khi xếp hàng lên tàu. Việc không thực hiện submit SI hoặc nộp thiếu sót thông tin có thể khiến lô hàng bị từ chối vận chuyển, kiểm tra bổ sung hoặc chậm xử lý trong quá trình làm thủ tục.
Nội dung trên Shipping Instruction (SI)
Một bản Shipping Instruction (SI) tiêu chuẩn thường chứa đựng rất nhiều thông tin chi tiết, bởi nó đóng vai trò là bản hướng dẫn toàn diện cho quá trình vận chuyển quốc tế. Thông thường, SI sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee): Ghi rõ tên, địa chỉ và thông tin liên lạc. Đây là cơ sở để xác định chính xác các bên liên quan trong vận chuyển và làm các thủ tục cần thiết. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp còn có thêm thông tin của bên thông báo (Notify Party).
- Mô tả chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, số kiện và cách thức đóng gói. Các thông tin này hỗ trợ quá trình vận chuyển, khai báo hải quan và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
- Số booking và thông tin chuyến tàu: Ghi rõ số booking, tên tàu và số chuyến tàu (Vessel/Voyage) để hãng tàu sắp xếp vận chuyển chính xác theo kế hoạch đã đặt.
- Địa điểm vận chuyển: Bao gồm nơi nhận hàng (Place of Receipt), cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge) và nơi giao hàng cuối cùng (Place of Delivery).
- Thông tin container: Bao gồm số container, số seal, loại và kích thước container, giúp kiểm soát việc đóng gói, vận chuyển và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
- Phương thức vận chuyển: Chỉ rõ lô hàng vận chuyển theo hình thức nguyên container (FCL), lẻ hàng (LCL) hoặc kết hợp nhiều phương thức vận tải (multimodal transport).
- Điều khoản thanh toán cước phí (Freight Terms): Ghi rõ cước phí được thanh toán trước (Freight Prepaid) hay thanh toán tại nơi đến (Freight Collect) để tránh tranh chấp tài chính sau này.
- Mã số thuế (Tax Identification Number): Thể hiện mã số thuế của người gửi hàng và người nhận hàng nhằm hỗ trợ các thủ tục hải quan và thuế quan.
- Hướng dẫn đặc biệt (nếu có): Bao gồm các yêu cầu về bảo hiểm, kiểm tra hàng hóa, thời gian giao hàng, quy định về niêm phong container, hoặc các lưu ý đặc biệt với hàng hóa dễ hỏng, hàng nguy hiểm,… Các yêu cầu này giúp hãng tàu lên kế hoạch vận chuyển phù hợp và đảm bảo an toàn suốt quá trình giao nhận.
Mỗi chi tiết trong SI đều có vai trò cụ thể, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác, tốc độ và an toàn của lô hàng. Vì vậy, việc chuẩn bị và rà soát nội dung SI kỹ lưỡng là yêu cầu không thể bỏ qua đối với bất kỳ lô hàng xuất nhập khẩu nào.
Hướng dẫn khai báo Shipping Instruction chuẩn và chính xác
Khai báo qua website hãng vận chuyển
Hiện nay, phần lớn các hãng vận chuyển quốc tế đã triển khai hệ thống khai báo Shipping Instruction (SI) trực tuyến nhằm tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin. Khai báo SI qua website đòi hỏi người gửi hàng phải thực hiện tuần tự, chính xác từng bước, đồng thời nắm vững các yêu cầu cụ thể của từng hãng tàu.
Bước 1 – Đăng nhập vào hệ thống của hãng vận chuyển
- Truy cập website của hãng tàu hoặc công ty vận chuyển mà bạn đã đặt booking.
- Sử dụng tài khoản của bạn để đăng nhập vào hệ thống quản lý đơn hàng.
Bước 2 – Xác định số Booking Number
Tìm kiếm và chọn đúng số booking đã được cấp trước đó. Đây là thông tin quan trọng để kết nối SI với đơn hàng của bạn.
Bước 3 – Điền thông tin vào biểu mẫu SI
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền các thông tin cần thiết về Shipping Instruction. Những thông tin này bao gồm:
- Tên, địa chỉ người gửi và người nhận
- Mô tả chi tiết hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, phương thức đóng gói
- Điều kiện vận chuyển: Phương thức thanh toán cước phí (Freight Prepaid/Collect)
- Các yêu cầu đặc biệt (nếu có): Ví dụ về niêm phong container, lịch giao hàng, yêu cầu đối với hàng hóa dễ hỏng, nguy hiểm,…
Bước 4 – Đính kèm các tài liệu cần thiết
Một số hãng tàu yêu cầu đính kèm thêm các tài liệu liên quan như hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hoặc hợp đồng vận chuyển.
Bước 5 – Kiểm tra thông tin trước khi gửi đi
Rà soát lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Kiểm tra kỹ các trường thông tin như tên người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số lượng kiện hàng và địa chỉ giao nhận.
Bước 6 – Gửi và xác nhận thông tin SI
Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút “Submit” để gửi SI. Hệ thống sẽ gửi xác nhận lại qua email hoặc hiển thị thông báo để bạn biết SI đã được gửi thành công.
Bước 7 – Lưu trữ bản sao của SI
Lưu lại bản sao SI đã submit để làm căn cứ đối chiếu trong trường hợp cần sửa đổi hoặc có vấn đề xảy ra sau này.
Khai báo qua email
Khai báo Shipping Instruction (SI) qua email là một phương thức truyền thống nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quá trình xuất nhập khẩu. Để thực hiện việc khai báo qua email chuẩn xác, người gửi cần tuân thủ các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1 – Soạn thảo email và xác định người nhận
Trước tiên, soạn một email gửi đến địa chỉ email của hãng vận chuyển hoặc đại lý của hãng tàu đã cấp booking cho bạn. Đảm bảo email được gửi tới đúng bộ phận tiếp nhận SI của hãng vận chuyển.
Bước 2 – Tiêu đề email rõ ràng
Tiêu đề email cần ghi rõ ràng để người nhận có thể nhanh chóng nhận diện, ví dụ như: “Shipping Instruction for Booking Number [Số Booking]”. Điều này giúp hãng vận chuyển dễ dàng xác nhận và xử lý thông tin trong email.
Bước 3 – Thông tin cơ bản của lô hàng
- Trong phần nội dung email, cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng bao gồm:
- Tên và địa chỉ của người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee)
- Mô tả chi tiết về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, số kiện
Các yêu cầu về phương thức vận chuyển (FCL, LCL) và điều kiện thanh toán cước phí (Freight Prepaid/Collect)
Bước 4 – Đính kèm các tài liệu liên quan
Tương tự như khi khai báo qua website, bạn cần đính kèm các tài liệu hỗ trợ như Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng vận chuyển, và các giấy tờ liên quan khác nếu có. Các tài liệu này sẽ giúp hãng vận chuyển dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin.
Bước 5 – Xác nhận thông tin
Trước khi gửi email, kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã cung cấp trong email để đảm bảo tính chính xác. Đặc biệt lưu ý các thông tin quan trọng như mô tả hàng hóa, số lượng, và các yêu cầu vận chuyển đặc biệt.
Bước 6 – Gửi email và yêu cầu xác nhận
Sau khi đã soạn thảo đầy đủ và kiểm tra lại thông tin, bạn gửi email đi và yêu cầu hãng vận chuyển gửi lại một xác nhận (Acknowledgement) về việc đã nhận và xử lý thông tin SI của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh trường hợp thiếu sót hoặc không nhận được thông tin cập nhật về lô hàng.
Bước 7 – Lưu trữ bản sao email
Lưu trữ bản sao email và các tài liệu đính kèm để sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp cần phải tham khảo lại hoặc xử lý tranh chấp sau này. Việc lưu trữ này cũng giúp bạn theo dõi tiến trình của lô hàng.
Trách nhiệm submit SI thuộc về ai?
Trong quy trình vận chuyển, các bên liên quan đến việc submit Shipping Instruction (SI) gồm công ty giao nhận, nhà xuất khẩu và nhà vận tải. Doanh nghiệp vận tải có trách nhiệm phát hành vận đơn, do đó họ yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp SI.
Trách nhiệm submit SI cụ thể như sau:
- Nếu nhà xuất khẩu làm việc trực tiếp với hãng tàu, họ sẽ tự submit SI cho hãng tàu.
- Nếu nhà xuất khẩu sử dụng dịch vụ của công ty logistics (Forwarder), họ sẽ gửi SI cho Forwarder. Forwarder sau đó dựa trên thông tin này để submit SI cho hãng tàu.
Dù có thể ủy quyền cho Forwarder, nhà xuất khẩu vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác và thời hạn nộp SI. Nếu xảy ra sai sót, nhà xuất khẩu có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý và chi phí phát sinh. Người nhận hàng (Consignee) thường không tham gia vào quá trình submit SI, trừ khi có thỏa thuận đặc biệt trong hợp đồng vận chuyển.
Các hình thức submit Shipping Instruction
Hiện nay, có hai hình thức phổ biến để thực hiện việc submit Shipping Instruction (SI) trong xuất nhập khẩu, bao gồm khai báo trực tuyến qua website của hãng tàu và gửi qua email.
Khai báo SI trực tuyến qua website là hình thức được nhiều hãng tàu hiện đại áp dụng. Phương thức này cho phép người gửi dễ dàng chỉnh sửa thông tin khi cần thiết, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, điểm yếu của phương thức này là sự phụ thuộc vào kết nối Internet ổn định.
Nếu có sự cố về kết nối hoặc lỗi trên website, quá trình khai báo có thể bị trì hoãn, và người khai báo sẽ phải gửi lại SI qua email. Thêm vào đó, nếu có sai sót trong quá trình khai báo, mức phạt có thể cao hơn so với việc sử dụng hệ thống trực tuyến.
Bên cạnh việc khai báo trực tuyến, nhiều hãng tàu vẫn yêu cầu gửi SI qua email. Trong trường hợp này, người gửi hàng (Shipper) có thể gửi SI cho hãng tàu thông qua email.
Đây là phương thức truyền thống và vẫn được sử dụng rộng rãi, đặc biệt khi hệ thống trực tuyến không khả dụng hoặc chưa được tích hợp đầy đủ. Mặc dù phương thức này không có sự linh hoạt như khai báo trực tuyến, nhưng nó vẫn đảm bảo việc gửi thông tin kịp thời và chính xác khi cần thiết.
Các trường hợp có thể sẽ bị từ chối SI
Trong quá trình xuất nhập khẩu, việc khai báo SI một cách chính xác và đúng hạn là yếu tố then chốt để đảm bảo lô hàng được vận chuyển theo kế hoạch. Tuy nhiên, nếu không tuân thủ các yêu cầu của hãng tàu hoặc vi phạm một số quy định, SI có thể bị từ chối. Dưới đây là các trường hợp thường gặp dẫn đến việc SI bị từ chối:
- Submit SI quá hạn: Không nộp SI đúng thời gian quy định khiến hãng tàu không thể sắp xếp kịp chuyến, dẫn đến trễ lịch vận chuyển và phát sinh chi phí.
- Thông tin trong SI không đầy đủ hoặc không chính xác: Thiếu các thông tin quan trọng như chi tiết hàng hóa, địa điểm giao nhận, phương thức vận chuyển, hoặc sai lệch so với hợp đồng vận chuyển.
- Không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu: Bao gồm sai sót về giấy tờ, thuế phí, hoặc không tuân thủ các quy định cụ thể tại cảng đi hoặc cảng đến.
- Không đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về an ninh và môi trường: Nội dung SI vi phạm quy định liên quan đến an toàn vận chuyển hoặc bảo vệ môi trường có thể bị hãng tàu từ chối tiếp nhận.
Đồng thời, khi SI bị từ chối, người xuất khẩu cần nhanh chóng rà soát, chỉnh sửa và gửi lại thông tin để đảm bảo tiến độ vận chuyển không bị gián đoạn. Sự chính xác và kịp thời trong khai báo SI là yếu tố then chốt giúp hạn chế rủi ro và chi phí phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.
Lời kết
Kết luận lại, Shipping Instruction (SI) là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo cho lô hàng được vận chuyển đúng quy trình và không gặp phải sự cố. Việc hiểu rõ khái niệm về SI, các bước khai báo chuẩn xác, cũng như những yếu tố có thể khiến SI bị từ chối, sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình logistics và tránh các sai sót không đáng có. Manda Express hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức và áp dụng hiệu quả vào công việc của mình.
