Trong hoạt động xuất nhập hiện đại, chi phí vận chuyển đã và đang trở thành một trong các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ cách tính phí của các hãng vận chuyển, nhất là với các kiện hàng có trọng lượng nhẹ nhưng chiếm diện tích lớn. Đó là lúc khái niệm DIM – trọng lượng quy đổi theo thể tích trở nên quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng Manda Express tìm hiểu DIM trong xuất nhập khẩu là gì và công thức tính DIM để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa nhé!
Mục lục
DIM (Dimension) trong xuất nhập khẩu là gì?
DIM là viết tắt của “Dimensional Weight” hay “trọng lượng quy đổi theo thể tích”. Trong ngành xuất nhập khẩu, đây là công cụ tính phí vận chuyển không hoàn toàn dựa vào trọng lượng thực tế của hàng hóa mà dựa trên không gian kiện hàng chiếm dụng trên các phương tiện vận tải.
Điều này đặc biệt quan trọng với các phương thức vận chuyển mà không gian là yếu tố giới hạn như đường hàng không hoặc đường bộ. Nếu một hàng dù có trọng lượng nhẹ nhưng lại cồng kềnh, hàng hóa đó vẫn sẽ bị tính phí như một kiện hàng nặng tương đương với thể tích mà nó chiếm dụng.
Ngoài ra, việc đo lường đại lượng này còn giúp định hình phương thức đóng gói và bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Điều này giúp các hãng vận chuyển tối ưu hóa không gian chứa hàng. Khi hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý, các chi phí vận chuyển cũng được tiết kiệm và giúp tối ưu hóa quy trình logistics.
Tầm quan trọng của DIM trong logistics
Công bằng trong định giá
Trong lượng DIM giúp đảm bảo sự công bằng và bình đẳng cho tất cả mọi người trong chi trả các chi phí vận chuyển. Thông qua DIM, người gửi hàng hóa với trọng lượng lớn, mật độ dày đặc sẽ chi trả mức chi phí tương xứng với một người gửi hàng hóa nhẹ hơn nhưng chiếm kích thước lớn.
Nhờ vào điều này, các hãng vận chuyển sẽ nhận được lợi nhuận tương xứng khi vận chuyển hàng hóa cho các khách hàng. Đồng thời, việc tính DIM cũng sẽ giúp san bằng và giảm khoảng cách lợi thế không công bằng giữa các doanh nghiệp với nhau.
Sử dụng không gian tối ưu
Với ý tưởng tính toán giá cả theo trọng lượng DIM, các hãng vận chuyển chủ động cũng như có thông tin đầy đủ hơn trong việc tính toán và sử dụng không gian vận chuyển hàng hóa của mình sao cho khoa học, hiệu quả nhất.. Các hãng vận chuyển có thể tính toán hương án sử dụng các phương tiện chuyên chở, máy bay và kho lưu trữ một cách tối ưu nhất, giảm lãng phí và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Tác động môi trường
Khi các phương tiện vận chuyển không được sử sử dụng một cách tối ưu, đồng nghĩa với việc số phương tiện sử dụng tăng lên và lượng phát thải cũng gia tăng. Do đó, DIM được khuyến khích sử dụng như một cách gián tiếp để mang lại tác động tích cực hơn tới môi trường, giảm tiêu thụ nhiên liệu, giảm khí thải nhà kính. Đây cũng là một lựa chọn giúp các đơn vị vận chuyển hướng tới mục tiêu bền vững trong việc phát triển doanh nghiệp gắn với bảo vệ môi trường.
Hiệu quả kinh tế
Tối ưu chi phí vận chuyển đồng nghĩa với việc giảm giá thành sản phẩm đầu ra hoặc gia tăng biên lợi nhuận. Nhờ áp dụng DIM trong hoạch định logistics, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác hơn về hình thức vận chuyển, chọn tuyến đường và đối tác phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chi phí logistics toàn cầu biến động mạnh như hiện nay.
Khả năng dự đoán chi phí
Việc áp dụng chuẩn DIM giúp doanh nghiệp dự báo chi phí vận chuyển ngay từ giai đoạn lên kế hoạch. Nhờ biết trước kích thước và hệ số quy đổi, bộ phận logistics có thể ước tính chi phí khá chính xác trước khi gửi hàng, tránh tình trạng phát sinh phụ phí hoặc bị điều chỉnh giá cước sau khi hàng đã chuyển đi.
Khuyến khích đổi mới
DIM tạo áp lực tích cực buộc doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ đóng gói, cải tiến vật liệu bao bì, thiết kế sản phẩm gọn hơn. Từ đó, kích thích đổi mới trong chuỗi cung ứng – một lợi ích dài hạn vượt xa mục tiêu tiết kiệm cước phí. Trong nhiều ngành, đây còn là động lực để doanh nghiệp chuyển từ cách làm thủ công sang tự động hóa toàn phần quy trình logistics.
Tiêu chuẩn hóa toàn cầu
Với xu hướng thương mại xuyên biên giới ngày càng mạnh mẽ, một hệ thống tính phí thống nhất như DIM trở nên giảm sự khác biệt giữa các hãng vận chuyển trong khu vực và trên toàn cầu. VIệc tiêu chuẩn hóa này giúp đơn giản hóa khâu khai báo thủ tục, xử lý các lỗi sai, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều thị trường.
Công bằng cho doanh nghiệp nhỏ
Cũng nhờ có DIM, các doanh nghiệp nhỏ và startup có thể cạnh tranh công bằng với các công ty lớn bằng cách tối ưu đóng gói và tận dụng không gian hiệu quả. Đây là một yếu tố góp phần thúc đẩy thương mại điện tử toàn cầu và tạo điều kiện cho hàng hóa từ các thị trường nhỏ vươn ra quốc tế.
Cách tính DIM trong xuất nhập khẩu
Bước 1: Đo kích thước
Thực hiện đo kích thước kiện hàng theo đơn vị do hãng vận chuyển quy định. Thông thường, đơn vị đo được sử dụng tại Mỹ là inch và tại Châu Âu cũng như các khu vực khác thường là cen-ti-met. Trong trường hợp hi hữu, có một số khu vực sử dụng đơn vị feet nhưng không phổ biến.
Các kích thước cần đo đạc là:
- Chiều dài: Phần kích thước dài nhất của gói hàng.
- Chiều rộng: Đo kích thước dài thứ hai của gói hàng.
- Chiều cao: Phần có kích thước ngắn nhất của gói hàng.
Bước 2: Tính thể tích theo khối lượng
Dựa trên các thông tin đo đạc, ta tính thể tích của món hàng bằng cách nhân các số đo với nhau: chiều dài x chiều rộng x chiều cao. Lưu ý rằng, các đơn vị đo giữa các đại lượng phải thống nhất cùng một đơn vị.
- Đối với lô hàng tính bằng inch: Thể tích (inch khối) = Chiều dài (inch) x Chiều rộng (inch) x Chiều cao (inch)
- Đối với lô hàng tính bằng centimét: Thể tích (cm khối) = Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm)
Bước 3: Xác định hệ số DIM
Tùy theo các đơn vị vận chuyển khác nhau, hệ số DIM được sử dụng có thể khác nhau. Thậm chí, hệ số này còn có thể thay đổi theo phương thức vận chuyển được lựa chọn. Trong đó, các hệ số DIM được sử dụng phổ biến nhất là 166, 139 và 194.
Bước 4: Tính trọng lượng DIM
Công thức để tính trọng lượng DIM cụ thể là:
Trọng lượng DIM (kg) = Thể tích/ Hệ số
Trong đó, phải đảm bảo đơn vị đo được thống nhất và sử dụng chính xác. Ví dụ, thể tích của hàng hóa đó là 1660 cm khối. Hệ số DIM sử dụng là 166.
⇒ Trọng lượng DIM (kg) = 1660/ 166 = 10 (kg)
Bước 5: Làm tròn hệ số DIM
Trong thực tế, trọng lượng DIM thường không được giữ nguyên dưới dạng số thập phân mà sẽ được làm tròn về số nguyên gần nhất, tùy thuộc vào đơn vị đo là pound (lbs) hoặc kilogram (kg). Quy tắc làm tròn này nhằm đảm bảo các hãng vận chuyển có thể thu đúng mức phí cho mức không gian tối thiểu mà kiện hàng chiếm dụng trong khoang chứa, ngay cả khi con số tính toán ban đầu chưa đạt đến trọng lượng đó.
Ví dụ minh họa: Một kiện hàng có kích thước 16 inch (dài) x 12 inch (rộng) x 5 inch (cao), với hệ số DIM theo chuẩn của hãng vận chuyển là 166, sẽ có trọng lượng DIM được tính như sau:
Trọng lượng DIM (lbs) = (16 × 12 × 5) / 166 = 5.78 lbs
Sau khi làm tròn, trọng lượng tính phí chính thức sẽ là 6 lbs. Đây là con số cuối cùng mà hãng vận chuyển sử dụng để xác định mức cước vận chuyển của kiện hàng.
Cách giảm thiểu chi phí vận chuyển bằng DIM
Việc giảm trọng lượng DIM là ưu tiên hàng đầu đối với nhiều doanh nghiệp nhằm kiểm soát chi phí vận chuyển ngày càng gia tăng. Để tối ưu chỉ số này một cách hiệu quả, cần áp dụng các chiến lược sau:
- Trước hết, việc lựa chọn bao bì có kích thước sát với sản phẩm là yếu tố then chốt. Bao bì dư thừa không chỉ chiếm thêm thể tích mà còn khiến trọng lượng quy đổi tăng không cần thiết. Thiết kế đóng gói thông minh sẽ giúp giảm kích thước tổng thể của kiện hàng, từ đó làm giảm trọng lượng DIM đáng kể.
- Thứ hai, cần hạn chế sử dụng các vật liệu đóng gói quá dày, nặng hoặc không cần thiết. Những vật liệu như xốp dày, gỗ hoặc nhựa cứng có thể làm tăng đáng kể trọng lượng thực tế, khiến doanh nghiệp phải chịu phí vận chuyển cao hơn dù thể tích không thay đổi nhiều.
- Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, việc gộp nhiều kiện hàng nhỏ thành một kiện lớn có thể giúp giảm tổng chi phí vận chuyển. Việc này tối ưu hóa thể tích sử dụng và tránh bị tính phí cao trên từng kiện riêng lẻ có DIM thấp nhưng đơn giá cao.
Cần lưu ý rằng phương pháp tính DIM không chỉ áp dụng trong vận tải hàng không mà còn được sử dụng phổ biến trong cả vận chuyển đường biển và đường bộ. Do đó, việc kiểm soát chỉ số này là một phần không thể thiếu trong chiến lược logistics tổng thể của bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào.
Ứng dụng của DIM trong xuất nhập khẩu
Vận chuyển hàng không
DIM được áp dụng đầu tiên trong ngành hàng không nhằm đảm bảo tính phí công bằng với các kiện hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều thể tích. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ việc sắp xếp hàng hóa hợp lý trong khoang máy bay để tiết kiệm không gian và đảm bảo an toàn.
Bên cạnh đó, quá trình xử lý hàng hóa nhờ có DIM, quá trình xử lý hàng hóa tại sân bay cũng trở nên gọn nhẹ, nhanh chóng hơn nhiều.
Vận chuyển đường biển
Trong vận chuyển container, DIM giúp doanh nghiệp tính chi phí chính xác hơn và tối ưu cách xếp hàng, tận dụng tối đa thể tích thùng hàng, đặc biệt với các lô hàng xuất khẩu số lượng lớn.
Vận chuyển nội địa
Các dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước cũng áp dụng DIM để tính phí minh bạch và hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp vận chuyển phù hợp, đồng thời tăng mức độ hài lòng của khách hàng nhờ chi phí rõ ràng.
Lời kết
Việc nắm vững cách tính trọng lượng DIM và áp dụng đúng chiến lược đóng gói sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo tính minh bạch trong định giá. Đừng để những sai sót nhỏ trong cách đo lường trở thành nguyên nhân khiến doanh nghiệp của bạn gánh chịu chi phí không đáng có – hãy bắt đầu quản lý DIM một cách chủ động và hiệu quả ngay hôm nay.
