ETA và ETD là gì trong xuất nhập khẩu? Phân biệt ETD và ETA

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, ETA (Estimated Time of Arrival) và ETD (Estimated Time of Departure) là hai thuật ngữ quan trọng dùng để dự đoán thời gian lô hàng khởi hành và nhập cảng. Việc nắm vững ETA và ETD giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch giao nhận, giảm thiểu rủi ro chậm trễ và tối ưu hiệu quả vận chuyển. Bài viết dưới đây, Manda Express sẽ phân tích chi tiết khái niệm ETA và ETD là gì, vai trò, cách phân biệt, các yếu tố ảnh hưởng và những thuật ngữ liên quan.

ETA là gì trong xuất nhập khẩu?

ETA (Estimated Time of Arrival) là thời gian dự kiến mà hàng hóa hoặc phương tiện vận chuyển sẽ đến cảng, sân bay hoặc điểm đích cuối cùng của hành trình. Chỉ số này thường được cập nhật bởi hãng tàu hoặc đại lý với cơ sở dữ liệu vị trí tàu, lịch trình và các thuật toán tính toán thời gian. ETA được sử dụng để:

• Thông báo cho khách hàng và đối tác về thời gian dự kiến nhận hàng.
• Lên kế hoạch xếp dỡ, thủ tục thông quan tại cảng.
• Điều phối phương tiện vận tải tiếp theo.

ETD là gì trong xuất nhập khẩu?

ETD (Estimated Time of Departure) là thời gian dự kiến hàng hóa hoặc phương tiện sẽ khởi hành khỏi cảng, sân bay hoặc điểm xuất phát của hành trình. Trong một số trường hợp, ETD cũng được hiểu là Estimated Time of Delivery, tức thời gian dự kiến giao hàng đến tay người nhận cuối cùng.

ETD được sử dụng để:

• Xác định mốc bắt đầu hành trình vận chuyển.
• Giúp nhà cung cấp chuẩn bị hành lý, đóng gói, vận chuyển hàng ra cảng.
• Lên lịch thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu.

Vai trò của ETA và ETD là gì trong xuất nhập khẩu – logistics

• Lập kế hoạch và điều phối: ETA cho phép người nhận hàng chuẩn bị kho bãi, nhân lực để nhận hàng kịp thời, trong khi ETD giúp người giao hàng sắp xếp nhân lực bốc xếp và vận chuyển hàng đi đúng lịch​
• Giảm thiểu rủi ro trễ hẹn: Khi theo dõi sát ETA/ETD, doanh nghiệp có thể dự phòng kịch bản, điều chỉnh lộ trình hoặc phương tiện để tránh chậm trễ.
• Giảm ùn tắc tại cảng: ETD chính xác giúp cơ quan cảng và các hãng tàu điều phối cầu bến, giãn thời gian tiếp nhận nhiều tàu cùng lúc, giảm ùn tắc khu vực cảng
• Tối ưu chi phí: ETA/ETD giúp cho kế hoạch rõ ràng, giảm thiểu chi phí lưu kho, phí lưu container ngoài cảng (demurrage) và phí trễ hẹn.
• Tối ưu hóa tồn kho: Biết trước ETA giúp doanh nghiệp dự trữ đủ hàng hóa mà không phải lưu kho quá lâu, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu sản xuất do giao hàng trễ.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: TA và ETD được cập nhật rõ ràng, doanh nghiệp và đối tác tin tưởng hơn về năng lực giao nhận, đồng thời tránh được tranh cãi hay phàn nàn từ khách hàng nếu có sự chênh lệch về thời gian.

Như vậy, ETD và ETA giúp tối ưu hóa quy trình logistics, duy trì nhịp độ sản xuất không bị gián đoạn và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong xuất nhập khẩu.

Phân biệt giữa ETA và ETD

Các lưu ý về ETA và ETD

• Độ chính xác: ETA/ETD đều là ước tính. Chênh lệch giữa dự kiến và thực tế là chuyện thường gặp trong xuất nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp nên liên tục cập nhật thông tin tàu (qua AIS, hệ thống tracking) và kịp thời thông báo cho đối tác nếu có thay đổi.
• Thời tiết và điều kiện tự nhiên: Bão, gió lớn, sóng cao… là nguyên nhân chính làm trì hoãn ETA/ETD. Khi thời tiết bất lợi, tàu có thể phải giảm tốc độ hoặc thay đổi lộ trình, dẫn đến chậm trễ.
• Sự cố kỹ thuật: Hỏng máy, hư hỏng thiết bị bốc xếp hoặc sự cố về container đều có thể làm thay đổi ETD (tàu phải ở lại cảng khắc phục) và kéo theo ETA bị lùi lại.
• Chậm trễ thủ tục hải quan: Trong xuất khẩu, nếu hàng hóa chưa được khai báo hoàn tất hoặc gặp vấn đề về giấy tờ, lô hàng không thể rời cảng như lịch ETA/ETD đã định. Tương tự, thủ tục hải quan tại cảng đến cũng có thể làm hàng giữ lại cảng, dẫn đến ATA (thời gian đến thực tế) trễ so với ETA.
• Theo dõi Actual Time: So sánh với ATD/ATA để đánh giá độ lệch và cải thiện dự báo kỳ sau.

Các yếu tố ảnh hưởng tới ETD

Ngoài các lưu ý chung, có nhiều nguyên nhân cụ thể ảnh hưởng đến thời gian khởi hành dự kiến (ETD) của lô hàng:

• Phương tiện vận chuyển: Mỗi loại tàu, máy bay, xe tải hay tàu hỏa có tốc độ và lịch trình khác nhau. Chọn phương tiện phù hợp giúp đảm bảo ETD chính xác hơn.
• Khối lượng và kích thước hàng hóa: Hàng cồng kềnh, nặng nề thường mất nhiều thời gian vận chuyển và xếp dỡ, có thể làm lùi ETD so với dự kiến ban đầu.
• Điều kiện thời tiết và thủy văn: Bão biển, gió lớn, thủy triều cao hay mưa bão ở cảng đi có thể buộc trì hoãn ETD để đảm bảo an toàn. Tương tự, quy định giảm tốc độ (ví dụ “green shipping” để giảm khí thải) cũng làm kéo dài thời gian khởi hành​.
• Thủ tục hải quan và giấy phép: Nếu lô hàng chưa hoàn thiện thủ tục xuất khẩu, hải quan kiểm tra hoặc cấp phép chậm, tàu sẽ phải chờ thêm trước khi rời cảng. Điều này thường khiến ETD bị hoãn.
• Tắc nghẽn cảng và thiếu trang thiết bị: Cảng có thể quá tải, không đủ cầu cảng hoặc máy cẩu, do đó tàu phải chờ đến lượt cập bến để bốc xếp. Hạn chế về bãi chứa và nhân lực bốc xếp cũng có thể làm chậm tiến độ ETD​.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tiến độ chuẩn bị hàng (tên tàu, số chuyến, lịch trình) và tận dụng công nghệ theo dõi hiện đại. Hiện nay, nhiều dịch vụ cung cấp hệ thống giám sát tàu trực tuyến, giúp tự động cập nhật ETA, ETD và thông báo ngay khi có thay đổi​.

Một số thuật ngữ ngành logistics bên cạnh ETD và ETA

ATD là gì?

ATD (Actual Time of Departure) là thời gian khởi hành thực tế của tàu hoặc xe từ cảng đi​. Đây là mốc thời gian đã xảy ra, thường được ghi nhận ngay khi phương tiện rời cảng. ATD giúp đánh giá sự chênh lệch so với ETD và cải thiện khả năng dự báo trong tương lai.

ATA là gì?

ATA (Actual Time of Arrival) là thời gian thực tế hàng hóa đến nơi, được ghi nhận sau khi hàng đã cập cảng hoặc sân bay.  So sánh ETA và ATA cho thấy độ chính xác của dự báo, giúp tối ưu hóa quy trình sau này.

ECT là gì?

ECT (Estimated Completion Time) thời gian hoàn thành dự kiến của quá trình vận chuyển hoặc chuyển giao hàng. Thuật ngữ này không phổ biến bằng ETA/ETD nhưng cũng được dùng để chỉ lúc một nhiệm vụ (ví dụ giao nhận hàng tại cảng, hoặc hoàn thành chuyến vận tải) dự kiến kết thúc.

ETB là gì?

ETB (Estimated Time of Berthing) là thời gian dự kiến tàu sẽ cập cầu cảng (berth) tại cảng đích. Đôi khi tàu có thể đến vùng neo (anchorage) trước ETA, nhưng phải đợi đến lượt mới được cập cảng. ETB giúp bên nhận hàng sắp xếp nhân lực dỡ hàng. (Ví dụ, một tàu có ETA 10/5 nhưng nếu cảng quá tải, ETB có thể là 12/5 cho tới khi tàu thực sự được cập bến).

Lời kết

Việc hiểu rõ ETA và ETD là gì trong xuất nhập khẩu cùng khả năng phân biệt, quản lý và cập nhật kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả logistics, giảm thiểu rủi ro trễ hẹn và tối ưu chi phí vận chuyển. Bên cạnh đó, nắm được các thuật ngữ như ATD, ATA, ECT, ETB sẽ bổ trợ cho việc giao tiếp chuyên nghiệp với các bên liên quan và đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.