Trong lĩnh vực vận tải, thuật ngữ NOR đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định tiến độ và quy trình giao nhận hàng hóa. Việc hiểu đúng NOR và cách xác định sự sẵn sàng của hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển. Hãy cùng Manda Express tìm hiểu chi tiết về NOR, tầm quan trọng cũng như rủi ro cụ thể để đạt chuẩn và sẵn sàng trước khi giao nhận.
Mục lục
NOR trong vận tải là gì?
NOR (Notice of Readiness) là thông báo chính thức xác nhận tàu hoặc phương tiện vận tải đã sẵn sàng để xếp hoặc dỡ hàng hoá. Khi thuyền trưởng gửi NOR và chủ hàng chấp nhận, thời gian làm hàng chính thức được tính, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và tiến độ giao nhận. Thời điểm bắt đầu tính làm hàng phụ thuộc vào thời gian trao và nhận NOR.
Trong vận tải đường bộ, NOR cũng được dùng để thông báo xe đã đến nơi và sẵn sàng giao nhận. Việc hiểu rõ NOR giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình logistics và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Tầm quan trọng của NOR là gì trong xuất nhập khẩu?
Xác định thời gian làm hàng
NOR là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm bắt đầu tính phí lưu bãi (demurrage) và phí lưu container (detention). Nếu hàng hoá không được hoàn tất xếp hoặc dỡ trong khoảng thời gian cho phép, người gửi hàng sẽ phải thanh toán các khoản phí phát sinh này.
Ví dụ: Khi NOR được gửi vào lúc 9 giờ sáng và thời gian làm hàng được quy định là 24 giờ, nếu quá 9 giờ sáng ngày hôm sau mà việc bốc dỡ chưa hoàn tất, người gửi sẽ bị tính phí lưu bãi theo quy định.
Lập kế hoạch giao hàng
NOR hỗ trợ các bên tham gia vận chuyển xây dựng kế hoạch giao nhận hàng hóa hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được chuyển đến đúng nơi, đúng thời điểm dự kiến.
Giải quyết tranh chấp
Khi phát sinh tranh chấp về thời gian xếp dỡ, NOR đóng vai trò là chứng cứ then chốt giúp xác định nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan.
Cách tính xác định thời điểm NOR chuẩn
Quy định theo số ngày
Phương pháp tính theo số ngày được xem là một phương pháp đơn giản và phổ biến nhất, giúp xác định tổng thời gian cho phép để thực hiện việc sắp xếp và dỡ hàng hoá hoặc số ngày riêng biệt cho các hoạt động này. Trong giao dịch thương mại quốc tế, khái niệm “ngày” có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Do đó, để tránh sự hiểu nhầm và tranh chấp xảy ra, các bên trong hợp đồng cho thuê tàu cần làm rõ định nghĩa của cụm từ “ngày”.
Dưới đây là một số định nghĩa về “ngày” chi tiết:
- Ngày (days): Là ngày thông thường theo lịch.
- Ngày làm việc trong 24 giờ (working days of 24 hours): Là một chu kỳ làm việc trọn vẹn 24 giờ và tổng thời gian 24 giờ để xếp và dỡ hàng hóa được tính là một ngày, thay vì 8 giờ.
- Ngày liên tục (running days or consecutive days): Là các ngày nối tiếp nhau liên tục, bao gồm cả chủ nhật và ngày lễ.
- Ngày làm việc trong điều kiện thời tiết tốt (weather working days): Là những ngày có thời tiết thuận lợi cho việc xếp và dỡ hàng, được tính là ngày làm việc chính thức tại các cảng có liên quan. Các ngày có thời tiết xấu, như mưa bão hoặc gió mạnh, sẽ không được tính.
- Ngày làm việc (working days): Là những ngày làm việc theo quy định tại các quốc gia có cảng liên quan, không tính đến việc xếp dỡ hàng hóa hay không.
- Ngày làm việc trong 24 giờ với thời tiết tốt (weather working days of 24 hours): Là mỗi chu kỳ 24 giờ trong điều kiện thời tiết tốt để xếp hoặc dỡ hàng, tính trọn vẹn một ngày. Trong vận tải quốc tế, hầu hết hợp đồng thường chọn phương pháp này để xác định ngày làm việc. Ngoài ra, hợp đồng cần ghi rõ liệu các ngày lễ và chủ nhật có được tính là ngày làm việc hay không, vì tùy theo luật pháp của mỗi quốc gia những ngày này có thể khác nhau.
Quy định mức bốc dỡ
Các quy định về xếp dỡ hàng hóa áp dụng cho hàng rời và cho mỗi máng tàu hoặc đoàn tàu trong một ngày. Thời gian có thể tính chung cho cả việc xếp và dỡ hàng, sau đó mới áp dụng các khoản thưởng, phạt hoặc có thể có quy định riêng cho từng cảng.
Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng, cần làm rõ các vấn đề như thời gian tàu chưa vào cầu cảng, thời gian tàu phải đợi tại bến đậu hay khi tàu chưa hoàn tất thủ tục hải quan, y tế, liệu thời gian này có được tính vào thời gian xếp dỡ hay không. Bên cạnh đó, hợp đồng cần quy định rõ các trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, đình công và các yếu tố tương tự có thể được miễn trừ khỏi thời gian xếp dỡ hàng hóa.
Các yếu xác định sự sẵn sàng của hàng hóa
Đối với hợp đồng vận tải, cần xác định rõ thời gian mà hàng hoá đã hoàn tất để sẵn sàng vận chuyển. Các yếu tố bên ngoài như: thời gian quá cảnh hoặc các thủ tục về hải quan, y tế sẽ không được tính vào thời gian vận chuyển. Việc đánh giá sự sẵn sàng của hàng hoá phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: tình trạng đóng gói hàng hoá, sự có sẵn và tình trạng tài liệu liên quan đến hàng hoá.
Tính có sẵn của hàng hóa
Cả hai bên bán và mua cần thống nhất rõ ràng trong hợp đồng về địa điểm hàng hóa sẽ được chuẩn bị sẵn sàng. Địa điểm này có thể là kho hàng của bên mua chỉ định hoặc là cơ sở sản xuất của bên bán.
Bên bán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ chất lượng và số lượng về hàng hoá theo đúng thời gian thỏa thuận, kèm theo đó là danh sách đóng gói và hoá đơn để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra đúng theo cam kết giữa hai bên.
Hàng hóa được đóng gói và sẵn sàng giao
Hàng hoá cần được đóng gói một cách cẩn thận để giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu hàng hoá không được đóng gói đúng cách hoặc không đáp ứng được yêu cầu, gây ảnh hưởng đến quá trình vận tải đường biển, bên giao hàng có quyền yêu cầu về chi phí phát sinh để đóng gói lại hoặc có thể từ chối nhận hàng hoá.
Hơn nữa, bao bì sử dụng để bảo vệ và đóng gói hàng hóa cần phù hợp với đặc tính của loại hàng hóa cần vận chuyển. Trong vận tải quốc tế, các loại bao bì thông dụng thường là gỗ, thùng carton, thùng phuy, bao kiện hoặc pallet.
Tình trạng chứng từ
Trước khi lô hàng được chuẩn bị bốc dỡ và xuất đi, việc hoàn thiện các giấy tờ cần thiết như: danh sách hàng hoá và hoá đơn thương mại là bắt buộc. Tuỳ theo yêu cầu của từng thị trường, có thể bổ sung một số loại giấy tờ khác. Khi đã hoàn thành tất cả các chứng từ cần thiết, hàng hóa sẽ được xác nhận là đã sẵn sàng cho quá trình vận chuyển.
Ảnh hưởng của NOR tới chi phí
Trong vận tải quốc tế, NOR đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thời gian bắt đầu tính các khoản phí liên quan đến việc giữ hàng hóa hoặc thiết bị quá hạn. Các phí này bao gồm demurrage và detention, hai khoản chi phí phổ biến mà chủ hàng và người nhận cần lưu ý:
- Demurrage: Đây là khoản phí mà chủ hàng phải trả khi hàng hoá không được dỡ trong thời gian quy định. Khi hàng hóa bị giữ lại quá lâu, phí demurrage sẽ được tính vào mỗi ngày quá hạn nhằm bù đắp cho các chi phí phát sinh từ việc sử dụng bến bãi và phương tiện kéo dài thời gian vận chuyển.
- Detention: Khoản phí này phát sinh khi hàng hóa hoặc thiết bị (như container hoặc xe tải) bị giữ quá lâu trước khi trả lại cho nhà vận chuyển. Tình trạng này có thể xảy ra khi người nhận hàng không trả lại container rỗng hoặc xe tải đúng với thời hạn, làm phát sinh chi phí vì nhà vận chuyển không thể sử dụng thiết bị cho các chuyến hàng khác.
Cả hai loại phí này đều được tính dựa trên thời gian thực tế hàng hóa hoặc thiết bị bị giữ lại so với thời gian quy định trong hợp đồng vận tải.
Các rủi ro thường gặp liên quan đến NOR
Tranh chấp về thời điểm NOR
Cần phải có sự thống nhất rõ ràng giữa các bên liên quan về cách xác định NOR trong hợp đồng, bao gồm thời gian và điều kiện để xác nhận tàu hoặc xe đã sẵn sàng. Những yếu tố này được quy định chi tiết trong điều khoản hợp đồng tránh phát sinh bất kỳ sự hiểu nhầm nào.
Ngoài ra, việc lưu giữ các chứng từ quan trọng như biên bản giao nhận và hình ảnh thực tế thời điểm giao hàng là rất cần thiết, mục đích là để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Đảm bảo tính minh bạch, việc hợp tác với một bên trung gian độc lập như kiểm định viên sẽ giúp xác nhận tính chính xác của thời điểm NOR và ngăn ngừa xung đột.
Tính toán sai lệch chi phí
Lỗi trong việc tính toán chi phí như demurrage hoặc detention có thể dẫn đến thiệt hại tài chính lớn. Việc áp dụng phần mềm quản lý để giám sát quá trình vận chuyển sẽ giúp hạn chế các sai sót, đảm bảo tính toán chính xác thời gian và chi phí phát sinh. Thêm vào đó, cần thường xuyên cập nhật các thay đổi về quy định vận tải để tránh các khoản phí không cần thiết.
Phần mềm quản lý còn giúp cung cấp báo cáo và cảnh báo tự động, giúp các bên liên quan nhớ đến thời hạn quan trọng và nhận diện những tình huống có thể phát sinh chi phí.
Ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng
Sự mơ hồ về thời điểm NOR có thể gây gián đoạn đến tiến độ giao hàng, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng và làm giảm uy tín. Để hạn chế những tác động không đáng có này, cần lên kế hoạch chi tiết, bao gồm cả những tính huống bất ngờ như thời tiết xấu hay sự cố tại cảng. Các bên liên quan thường xuyên trao đổi thông tin, cập nhật tình trạng và tiến độ vận chuyển.
Việc sử dụng công nghệ theo dõi GPS và hệ thống quản lý thời gian thực sẽ giúp đảm bảo các bên luôn cập nhật chính xác tiến độ giao hàng và có thể phản ứng kịp với những thay đổi đột ngột.
Biện pháp phòng ngừa rủi ro liên quan đến NOR
Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ cần thực hiện ba bước quan trọng sau:
- Lập kế hoạch chi tiết: Việc lên kế hoạch cẩn thận giúp đảm bảo hàng hóa được dỡ và trả phương tiện đúng thời gian quy định. Kế hoạch này cần xác định rõ nhân lực, thiết bị cần thiết và thời gian giao nhận cụ thể, tránh gây trì hoãn.
- Giao tiếp liên tục: Việc duy trì liên lạc thường xuyên giữa các bên liên quan, bao gồm nhà vận chuyển, người gửi và người nhận hàng là yếu tố quan trọng để kịp thời giải quyết mọi vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ vận chuyển không bị ảnh hưởng.
- Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Các phần mềm quản lý giúp theo dõi và tối ưu hóa quá trình vận chuyển, đảm bảo các bên luôn nắm bắt được tiến độ và giảm thiểu nguy cơ phát sinh chi phí do chậm trễ.
Lời kết
NOR đóng vai trò then chốt trong vận tải, tác động trực tiếp đến cả chi phí và tiến độ giao hàng. Để quản lý hiệu quả các yếu tố liên quan đến NOR, cần phải nắm vững bản chất của khái niệm này, quy trình xác định thời điểm NOR, cũng như các biện pháp phòng ngừa rủi ro tiềm ẩn. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về NOR giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giảm thiểu chi phí phát sinh và đảm bảo tiến độ giao hàng.
