Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập sâu rộng trong kỷ nguyên vươn mình, việc nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Tại bài viết này, Manda Express sẽ cung cấp cho bạn thông tin toàn diện về quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Từ đó, giúp bạn tối ưu thời gian thông quan và giảm thiểu các rủi ro không mong muốn.
Mục lục
Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu là gì?
Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu là hệ thống các bước thuộc quy trình pháp lý mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải làm nếu muốn đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. Đây không chỉ là thủ tục giúp nhà nước kiểm soát việc thu thuế, mà còn là công cụ quan trọng đo lường lượng hàng hoá ra vào, đảm bảo an ninh quốc gia.
Xem thêm: Quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu chi tiết
Ý nghĩa của việc khai báo thủ tục hải quan xuất nhập khẩu
Việc khai báo thủ tục hải quan xuất nhập khẩu là nghĩa vụ pháp lý mang các ý nghĩa quan trọng như sau:
- Thu thuế, tăng ngân sách nhà nước: Nguồn thuế xuất nhập khẩu chính là nguồn thu quan trọng để nhà nước đầu tư vào các dự án kinh tế, hạ tầng, y tế, giáo dục khác.
- Bảo vệ an ninh quốc gia: Thủ tục hải quan đóng vai trò như một cơ chế sàng lọc giúp ngăn chặn hiệu quả việc vận chuyển vào Việt Nam các loại hàng giả, hàng nhái, hàng bị cấm, hàng kém chất lượng…
- Bảo vệ sản xuất trong nước: Hạn chế tình trạng cạnh tranh không lành mạnh.
- Bảo vệ môi trường, sức khỏe người dân
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ những gì?
Để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi về cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy phép nhập khẩu
- Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng
Yêu cầu về hình thức hồ sơ:
- Số lượng: 1 bản chính và một số bản sao (tuỳ theo yêu cầu)
- Ngôn ngữ: Tiếng Anh hoặc tiếng Việt (tuỳ theo quy định cụ thể)
- Định dạng: Bản giấy hoặc bản scan
Quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Bước 1: Xác định loại hàng nhập khẩu
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại hàng hoá mà mình dự định sẽ nhập khẩu. Bước này sẽ giúp dự trù chi phí, thời gian cũng như các yêu cầu pháp lý liên quan. Hiện nay, có hai loại hàng mà doanh nghiệp sẽ nhập khẩu:
- Hàng hoá thông thường: Thủ tục khá đơn giản
- Hàng hoá đặc thù: Hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy như hàng y tế, thực phẩm, mỹ phẩm…
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá
Để lô hàng được nhập khẩu, doanh nghiệp phải chuẩn bị và rà soát kỹ lưỡng bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng. Đặc biệt với các thông tin trên hợp đồng thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại cần phải nhất quán và chính xác.
Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan
Khi hãng vận chuyển gửi thông báo hàng đến, doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai hải quan điện tử. Ở bước này, doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin cần thiết như mã HS, trị giá, loại hình nhập khẩu, thuế suất… Sau đó truyền lên hệ thống hải quan, và đợi hệ thống tự động tiếp nhận, cấp số tờ khai cho lô hàng.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng
Để lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng vận chuyển, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Bản sao CCCD của người lấy lệnh
- Bản sao vận đơn
- Vận đơn gốc có đóng dấu xác nhận
Bước 5: Chuẩn bị một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ
Sau khi tờ khai được tiếp nhận, Hải quan sẽ phân luồng kiểm tra theo 3 hướng:
- Luồng xanh: Chỉ cần in tờ khai, nộp thuế là được thông quan
- Luồng vàng: Hải quan cần kiểm tra hồ sơ giấy trước khi cho thông quan
- Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm hoá hàng thực tế tại kho của cảng để đối chiếu với khai báo.
Bước 6: Nộp các loại thuế và hoàn tất thủ tục hải quan
Khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp sẽ nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT). Bên cạnh đó, tuỳ theo các mặt hàng khác nhau mà có thể sẽ phát sinh thêm các loại thuế như: Thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt…
Bước 7: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản
Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính, cơ quan hải quan sẽ cho phép thông quan lô hàng. Doanh nghiệp sẽ đổi lệnh tại kho của cảng lấy hàng và vận chuyển về kho riêng để thực hiện các bước sản xuất hoặc phân phối tiếp theo.
Tìm hiểu thêm: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết
Những lỗi thường gặp trong thủ tục hải quan nhập khẩu
Dưới đây là những lỗi thường gặp trong thủ tục hải quan nhập khẩu mà doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị phạt, chậm trễ hàng hóa hoặc phát sinh chi phí không cần thiết:
Sai sót trong hồ sơ
Rất nhiều doanh nghiệp thường xuyên mắc các kiểu lỗi như:
- Khai sai tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS: Hồ sơ không khớp với thực tế hàng hoá
- Thiếu chứng từ bắt buộc: Hồ sơ không hợp lệ
- Chứng từ bị rách, mờ, phai mực: Cán bộ hải quan không thể xác minh, kéo dài thời gian thông quan
- Dịch thuật không chính xác: Dễ dẫn đến hiểu nhầm, khai sai thông tin.
Khai báo hải quan không chính xác
Dù là việc khai báo sai thông tin giá trị hàng hoá, mã HS hoặc nguồn gốc xuất xứ… là do nguyên nhân chủ quan hay khách quan thì vẫn sẽ dẫn đến nhiều hậu quả lớn như truy thu thuế, xử lý hành chính hoặc xử phạt nặng.
Vi phạm quy định về hàng hóa cấm và hạn chế
Nhập khẩu hàng cấm: Một số mặt hàng bị cấm nhập khẩu vào Việt Nam như ma tuý, vũ khí, hàng giả, hàng nhái, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ.
Nhập khẩu hàng hạn chế: Một số loại hàng cần có giấy phép nhập khẩu hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đặc thù, nếu không có giấy tờ được yêu cầu sẽ không được thông quan.
Chậm trễ trong việc nộp hồ sơ
Nếu bạn nộp hồ sơ chậm hơn thời gian quy định sẽ khiến quá trình thông quan diễn ra chậm hơn so với dự kiến. Bên cạnh đó, còn khiến hàng hoá bị lưu kho lâu ngày, dẫn đến phát sinh thêm chi phí kho bãi.
Không tuân thủ các quy định về kiểm dịch
Đối với các mặt hàng thực phẩm, động thực vật cần phải thực hiện kiểm dịch động thực vật theo quy định. Nếu không có chứng nhận kiểm dịch hợp lệ, lô hàng sẽ không được phép nhập khẩu, thậm chí còn bị buộc tái xuất hoặc mang đi tiêu huỷ.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn, chi tiết
Những điều cần lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng hoá nhập khẩu
Để tránh bị phát sinh thêm lỗi hoặc bị từ chối cấp số tờ khai, doanh nghiệp cần tuân thủ thêm các lưu ý quan trọng sau:
- Số lượng mặt hàng trên tờ khai: Theo quy định, mỗi tờ khai chỉ khai tối đa 50 mặt hàng. Nếu nhiều hơn 50 loại, cần chia ra nhiều tờ khai riêng và các tờ khai sẽ được hệ thống liên kết với nhau bằng số nhánh.
- Tỷ giá tính thuế: Nếu đăng ký tờ khai và khai báo trong cùng 1 ngày thì tỷ giá tính thuế sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu được thực hiện vào hai ngày khác nhau, người khai phải sử dụng nghiệp vụ IDB để gọi lại IDA – Cập nhật lại thông tin cho phù hợp với tỷ giá mới.
- Thuế suất tự động: Khi người khai sử dụng nghiệp vụ IDA, hệ thống sẽ tự lấy thuế suất theo thời điểm khai báo trước đó trên IDC và điền vào tờ khai. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại để đảm bảo áp đúng thuế suất cho mặt hàng.
- Hàng hoá miễn – giảm thuế: Nếu lô hàng thuộc diện miễn thuế hoặc giảm thuế, doanh nghiệp cần chủ động khai báo chính xác cho cơ quan hải quan.
- Hàng hoá chịu thuế VAT: Với mặt hàng phải chịu thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần nhập đúng thuế suất của hàng hoá.
- Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai: Nếu lô hàng phục vụ mục đích cấp bách như cứu trợ, an ninh quốc phòng, hệ thống vẫn sẽ cho phép đăng ký tờ khai để xử lý kịp thời. Các trường hợp còn lại, hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện.
- Đăng ký bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai: Nếu doanh nghiệp đăng ký bảo lãnh riêng, cần đặc biệt kiểm tra tính chính xác của số vận đơn trên chứng từ và hệ thống.
- Khai tách nhiều tờ khai theo thời hạn nộp thuế: Nếu cùng mặt hàng nhưng có nhiều thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai cần lập nhiều tờ khai riêng để tránh nhầm lẫn.
Lời kết
Thủ tục hải quan nhập khẩu chính là bước then chốt để đảm bảo hàng hóa được thông quan vào Việt Nam nhanh chóng. Chính vì thế, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cũng như nắm được các lưu ý quan trọng mà Manda Express cung cấp trong bài viết.
