Với sự giao thoa văn hóa song với nó là sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế, xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển được nhiều đơn vị ưa chuộng vì có thể chở được nhiều hàng hóa và tối ưu được nhiều chi phí hơn. Bài viết này, Manda Express sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đi nước ngoài trong 2025.
Mục lục
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế sử dụng tàu biển làm phương tiện chuyên chở chính. Các loại hàng hóa thường được vận chuyển bằng đường biển bao gồm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng, hóa chất, sản phẩm Nông – Lâm – Thủy sản…
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển (gồm 11 bước)
Bước 1: Thoả thuận và ký kết hợp đồng giữa các bên
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, hai bên cần gặp mặt trao đổi, thảo luận các điều khoản: giá bán, cách giao hàng, thanh toán, các chi phí khác,… hai bên sẽ thống nhất và ký hợp đồng.
Bước 2: Xin giấy phép cho việc xuất khẩu hàng hoá
Tuy nhiên, không phải hàng hóa nào cũng được xuất khẩu tự do, có một số loại hàng hóa phải có giấy phép của cơ quan chức năng (như Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT hoặc Bộ Y tế).
Bước 3: Đặt lịch tàu và nhận Container trống
Sau khi đã có hợp đồng và giấy tờ cần thiết, bạn đặt chỗ trên tàu qua hãng tàu hoặc công ty logistics.
Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng hàng xuất khẩu
Trước khi đóng hàng, cần kiểm tra kỹ lại số lượng và chất lượng, đóng gói cẩn thận để tránh hư hỏng khi vận chuyển xa.
Ngoài ra, cần chuẩn bị đủ các giấy tờ liên quan như: hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần).
Bước 5: Lên kế hoạch với đơn vị vận chuyển
Bạn cần làm việc với đơn vị vận chuyển để lên kế hoạch vận chuyển từ kho ra cảng và tính thời gian để đảm bảo container được đưa ra cảng đúng hạn, tránh lỡ tàu hoặc phát sinh thêm chi phí lưu kho.
Bước 6: Ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark) và đóng gói hàng
Trên mỗi kiện hàng hoặc container, bạn nên dán nhãn (Shipping Mark) ghi rõ thông tin hàng hóa để dễ nhận diện. Bên cạnh đó, bạn nên đóng gói chắc chắn đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Bước 7: Nộp phí bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu
Nếu hợp đồng có điều kiện như CIF, bạn sẽ phải mua bảo hiểm cho lô hàng. Ngay cả khi không bắt buộc, việc mua bảo hiểm cũng giúp giảm rủi ro khi vận chuyển xa, đặc biệt là với hàng có giá trị cao hoặc dễ hỏng.
Bước 8: Làm thủ tục khai báo hải quan
Bạn sẽ khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Hồ sơ gồm tờ khai hải quan, Invoice, Packing List, C/O…
Nếu tờ khai ở luồng xanh, hàng sẽ được thông quan nhanh. Nếu là luồng vàng hoặc đỏ thì sẽ có kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế.
Bước 9: Giao hàng ra cảng và thanh lý tờ khai
Sau khi hàng đã thông quan, bạn vận chuyển container ra cảng và làm thủ tục bàn giao cho hãng tàu hoặc đơn vị logistics.
Bước 10: Làm thủ tục thanh toán
Dựa vào chứng từ đã thống nhất, bạn sẽ làm thủ tục thanh toán với đối tác nước ngoài (qua L/C, T/T hoặc các hình thức thanh toán khác).
Bước 11: Thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng đường biển
Khi đã nhận được tiền hàng từ đối tác, bạn lưu hồ sơ và hoàn tất hợp đồng xuất khẩu.
Tham khảo quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển
Quy trình xuất khẩu hàng FCL cơ bản tương tự như trên, tuy nhiên có sự khác biệt về khâu:
- Đóng hàng: Doanh nghiệp tự đóng container tại kho hoặc thuê đóng tại ICD.
- Doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về đóng hàng và kiểm soát chất lượng nguyên container: Đảm bảo kiện hàng đồng nhất, an toàn giúp tối ưu hóa chi phí.
Ưu nhược điểm khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Ưu điểm
- Chi phí thấp hơn nhiều so với vận chuyển bằng hàng không.
- Khả năng chuyên chở khối lượng lớn.
- Phù hợp với đa dạng mặt hàng: từ hàng khô, thực phẩm, nông sản đến máy móc, nguyên vật liệu.
- Hệ thống cảng biển quốc tế phát triển mạnh, giúp mở rộng mạng lưới thương mại toàn cầu.
Nhược điểm
- Thời gian vận chuyển dài (thường từ 10 – 60 ngày tuỳ tuyến).
- Dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết, thiên tai và các yếu tố ngoại cảnh khác.
- Quy trình hải quan phức tạp hơn so với hàng không.
- Một số mặt hàng dễ hư hỏng không phù hợp để xuất khẩu bằng đường biển.
Các lưu ý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
- Nắm rõ Incoterms để xác định trách nhiệm, chi phí rõ ràng giữa các bên.
- Chuẩn bị kỹ bộ chứng từ xuất khẩu: Invoice, Packing List, C/O, B/L, giấy phép (nếu có).
- Đóng gói hàng hóa cẩn thận, đúng tiêu chuẩn quốc tế để giảm thiểu rủi ro.
- Theo dõi lịch tàu và cập nhật thông tin thường xuyên để xử lý tình huống phát sinh.
- Nên lựa chọn forwarder uy tín, có kinh nghiệm để hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình.
Lời kết
Bài viết trên là hướng dẫn về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển năm 2025. Việc hiểu nắm vững từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo hàng hóa đúng tiến độ, an toàn, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và thời gian. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong các lô hàng xuất khẩu sắp tới.
