Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn 2025

Có thể nói, trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ngày nay, đường biển đã và đang là phương tiện vận chuyển phổ biến nhất hiện nay. Điều này đến từ việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có lợi thế lớn trong khối lượng hàng hóa lưu thông, tốc độ luân chuyển trên một đơn vị hàng so với các hình thức khác như đường bộ hay đường hàng không. Trong bài viết này, hãy cùng Manda Express tìm hiểu rõ hơn về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo những xu hướng mới nhất hiện nay nhé!

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu hiện nay, vận chuyển hàng hóa qua đường biển chiếm đến hơn 80% tổng khối lượng hàng hóa được vận chuyển toàn cầu. Vận chuyển hàng hóa bằng hình thức này không chỉ cho phép lưu thông một khối lượng hàng hóa với số lượng, kích cỡ lớn mà còn ít gặp các rủi ro liên quan đến mất cắp, đánh tráo hàng hóa. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp làm việc về lĩnh vực xuất nhập khẩu với lượng sản phẩm có quy mô rất lớn.

Quy trình nhập hàng qua đường biển là quy trình bắt đầu từ lựa chọn hình thức vận chuyển cho tới lúc nhận hàng, diễn ra tại cảng đích của từng lô hàng/ Quá trình này cần được đảm bảo sao cho các bước diễn ra tuần tự, nhanh chóng, hiệu quả, không xảy ra các sai sót gây ảnh hưởng tới chất lượng, số lượng lô hàng hay thời gian giao nhận.

Các bên tham gia vào quy trình nhập khẩu bằng đường biển

Trong quá trình thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, sẽ có nhiều bên tham gia vào vận hành, quản lý lô hàng. Trong đó bao gồm:

• Các đơn vị doanh nghiệp nhập khẩu: Là những người/nhóm người có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa cho mục đích sản xuất, thương mại.
• Cơ quan Hải quan: Chịu sự chi phối của pháp luật, trực tiếp sử dụng pháp luật để thi hành các thủ tục trên các lô hàng nhập khẩu.
• Các hãng tàu: Là đơn vị nhận booking để vận chuyển hàng hóa của đơn vị nhập khẩu.
• Các cơ quan khác: Tại cảng hoặc các đơn vị liên quan sẽ có các cơ quan làm nhiệm vụ hỗ trợ di chuyển hàng hóa, bảo quản, vận chuyển kho bãi khi tàu cập cảng.

Ngoài các đơn vị trên, còn có thể có các công ty chuyên về dịch vụ logistic giúp doanh nghiệp nhập khẩu khi có nhu cầu sử dụng các dịch vụ ngoài công ty.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn 2025 (gồm 12 bước)

Bước 1: Đặt lịch tàu vận chuyển (Booking)

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, một bước then chốt là thực hiện việc đặt chỗ (booking) với hãng tàu nhằm tránh tình trạng hết chỗ. Tuy nhiên, việc booking chỉ có thể tiến hành sau khi hoàn tất ký kết hợp đồng ngoại thương – còn gọi là Sale Contract – với đối tác xuất khẩu.

Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, cần nhanh chóng liên hệ với công ty giao nhận vận tải (FWD – viết tắt của Freight Forwarder) để tiến hành đặt chỗ sớm nhất có thể. FWD sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu cũng như bên xuất khẩu, dựa trên thông tin lô hàng mà bạn cung cấp.

Các thông tin bắt buộc cần cung cấp cho hãng tàu bao gồm:

• Cảng xuất hàng (Port of Loading): Địa điểm tập kết và xếp hàng lên tàu.
• Cảng trung chuyển (Transshipment Port): Được xác định dựa trên lịch trình tàu và thỏa thuận giữa các bên.
• Cảng đến (Port of Discharge): Nơi container được dỡ xuống.
• Thông tin lô hàng: Tên hàng, trọng lượng, thể tích, số kiện,… được trích xuất từ hồ sơ chứng từ.
• Ngày đóng hàng dự kiến: Được hai bên tính toán trước.
• Ngày tàu dự kiến rời cảng (ETD): Cần nắm rõ để phối hợp vận hành.
• Các yêu cầu kỹ thuật khác như: Loại và kích thước container, khả năng thông gió,…

Bước 2: Kiểm tra đầy đủ và tiến hành xác nhận

Khi đã nhận được booking từ hãng tàu, đơn vị nhập khẩu cần rà soát kỹ các thông tin để đảm bảo không xảy ra các sai sót không đáng có trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Trong đó, có một số điểm cần lưu ý bao gồm:

• Tên cảng đi và cảng đến: Đảm bảo khớp với hợp đồng.
• Ngày tàu khởi hành dự kiến (ETD): Để chuẩn bị chứng từ và điều phối nhân sự.
• Chủng loại và kích thước container: Xác minh xem có đúng với yêu cầu về loại thường, lạnh, cao hoặc thấp, 20 feet hay 40 feet.

Nếu phát hiện xảy ra sai lệch trong các thông tin sau cần ngay lập tức trao đổi với FWD (Forward – có thể là các công ty Logistics) để hiệu chỉnh các thông tin càng sớm càng tốt, từ đó có thể xác nhận chốt chỗ với hãng tàu.

Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhập thông tin từ bên xuất khẩu

Khi hàng hóa được vận chuyển qua đường biển, cần chủ động theo dõi và cập nhật thường xuyên tiên độ từ các đối tác xuất nhập khẩu. Thông tin này có thể được trao đổi gián tiếp qua đơn vị trung gian là FWD. Trong đó, các nội dung cần theo dõi bao gồm:

• Tiến độ đóng hàng: Kiểm soát các tình huống phát sinh và phối hợp xử lý nhanh chóng, kịp thời.
• Lịch tàu chạy: Xác nhận thời điểm chính xác để chuẩn bị thủ tục nhập khẩu tương ứng.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa

Trước khi hàng hóa được cập cảng, bên nhập khẩu cũng cần lưu ý và chuẩn bị cũng như kiểm tra đầy đủ các chứng từ sau:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin)
• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
• Các chứng từ bổ sung khác theo yêu cầu đặc thù

VIệc rà soát nhằm đảm bảo tính đồng nhất và chính xác giữa các chứng từ tránh phát sinh các vấn đề liên quan tới giấy tờ khi thực hiện thủ tục thông quan.

Bước 5: Thông báo bên nhập khẩu khi hàng đến

Trước khi tàu cập cảng một ngày, thường thì FWD sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice). Thông báo sẽ bao gồm các thông tin quan trọng như: Ngày hàng nhập cảng, tên đơn vị xuất – nhập khẩu, số hiệu container, mã seal, số chuyến, tên tàu, chi tiết thông tin về hàng hóa và các loại phụ phí tại địa phương nhập khẩu (local charges).

Ở bước này, đăng ký các chứng nhận liên quan đến hàng hóa chủ yếu liên quan tới làm lệnh giao hàng (D/O). Sau khi nhận được Arrival Notice từ FWD, doanh nghiệp sẽ tiến hành làm lệnh giao hàng (Delivery Order) với các hồ sơ kèm theo như:

• Giấy giới thiệu
• Vận đơn gốc
• Giấy ủy quyền (nếu có)

Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến hàng hóa

Tùy theo tính chất của từng loại hàng hóa với các thông tin khác nhau (HS code, chất liệu, loại hàng,…) doanh nghiệp cần thực hiện các bước đăng ký chứng nhận theo quy định của pháp luật. Nếu gặp khó khăn trong giai đoạn này, có thể nhờ sự hỗ trợ của FWD.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải lưu ý rằng việc thiếu các chứng từ quan trọng kể trên trong giai đoạn này có thể dẫn đến sự đình trệ trong quá trình thông qua. Điều này làm ảnh hưởng lớn đến các kế hoạch sản xuất cũng như giao thương của doanh nghiệp hay nói cách khác ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bước 7: Khai báo hải quan cho loại hàng nhập khẩu

Đây là bước trọng yếu để đưa hàng vào thị trường nội địa. Các chứng từ cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn
• C/O (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Các chứng từ liên quan khác

Việc khai báo được thực hiện qua phần mềm ECUS – hệ thống khai báo hải quan điện tử. Sau khi nhập đầy đủ thông tin về lô hàng và xác thực, hệ thống sẽ phân luồng tờ khai.

Bước 8: Tiến hành mở và thông quan cho tờ khai

Sau khi đã hoàn thành bước số bảy trên hệ thống ECUS, hệ thống hải quan sẽ phân luồng tờ khai theo ba dạng:

• Luồng xanh: Đóng thuế và được cấp mã vạch ngay, tiến hành thông quan.
• Luồng vàng: Nộp thuế, đính kèm chứng từ qua ECUS, chờ xác minh.
• Luồng đỏ: Tương tự luồng vàng nhưng hàng hóa sẽ bị kiểm tra thực tế bởi hải quan.

Sau khi hoàn tất phân luồng, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cảng để thực hiện thông quan, gồm:

• Giấy giới thiệu (nếu dùng FWD)
• Tờ khai đã phân luồng
• Bộ chứng từ đính kèm: Invoice, Packing List, B/L, C/O,…

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan hải quan sẽ thông quan và cập nhật trên hệ thống.

Bước 9: Thanh lý đối với tờ khai

Sau khi đã trải qua quá trình thông quan và nộp thuế xong, chúng ta cần tiến hành in mã vạch để thanh lý tờ khai tại khu vực giám sát hải quan. Trong đó, một bộ hồ sơ sẽ được hải quan lưu giữ, một bộ trả lại doanh nghiệp. Doanh nghiệp lưu ý cần xác nhận được cả hai mã vạch đã được tin lên hai bộ của hồ sơ.

Bước 10: Chuyển hàng nhập khẩu về kho lưu trữ

Sau khi hoàn tất thủ tục thanh lý tờ khai và thông quan hàng hóa tại cảng, doanh nghiệp cần cử đại diện đến bộ phận thương vụ của cảng (hoặc văn phòng giao nhận của hãng tàu) để thực hiện các bước cuối cùng trước khi đưa hàng rời khỏi cảng. Cần mang theo phiếu lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) để đóng các khoản phí liên quan như phí D/O, phí vệ sinh container, phí nâng hạ,… tùy theo biểu phí của hãng tàu hoặc cảng.

Sau khi hoàn tất thanh toán, doanh nghiệp sẽ được cấp bộ chứng từ bao gồm:

• Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt): Xác nhận việc giao container tại cảng
• Hóa đơn phí local charges
• Các giấy tờ kèm theo phục vụ cho việc ra cổng như: Phiếu xác nhận lấy container, phiếu ra vào cổng cảng

Tài xế xe tải (hoặc nhà vận chuyển thuê ngoài) sử dụng các giấy tờ này để làm thủ tục tại cổng cảng, nhận container và vận chuyển hàng hóa về kho của doanh nghiệp theo đúng kế hoạch.

Bước 11: Dỡ hàng và trả xe trống

Khi hàng được vận chuyển về đến kho, bộ phận kho vận của doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với tài xế để kiểm tra lại toàn bộ container và hàng hóa trước khi tiến hành rút hàng. Các bước kiểm tra bao gồm:

• Xác minh số container, số seal, và đối chiếu với thông tin trên vận đơn
• Kiểm tra niêm phong container có còn nguyên vẹn hay không
• Kiểm tra ngoại quan container xem có bị biến dạng, móp méo, hoặc hư hỏng ảnh hưởng đến hàng hóa bên trong
• Kiểm kê số lượng kiện hàng, đối chiếu với phiếu đóng gói (Packing List)

Sau khi đảm bảo container và hàng hóa đầy đủ, đúng thông tin và không có dấu hiệu vi phạm, doanh nghiệp tiến hành rút hàng. Ngay sau khi hoàn tất, tài xế phải mang container rỗng trở lại cảng hoặc depot chỉ định của hãng tàu trong thời hạn quy định (thường từ 5–7 ngày) để tránh phát sinh chi phí lưu container (demurrage) hoặc lưu bãi (detention).

Bước 12: Lưu hồ sơ và trả chứng từ

Giai đoạn cuối cùng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng. Việc này không chỉ giúp đảm bảo khả năng đối chiếu, truy xuất khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng (như kiểm tra sau thông quan, quyết toán thuế…) mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giải quyết tranh chấp hoặc khi cần làm hồ sơ hoàn thuế, điều chỉnh chứng từ sau này.

Các hồ sơ cần được lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan: Tờ khai hải quan đã thông quan, hồ sơ khai bổ sung, tờ khai luồng vàng/đỏ kèm chứng từ đính kèm, giấy đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế (nếu có)
• Hồ sơ tài chính – thuế: Giấy nộp thuế, biên lai thanh toán, hồ sơ xin hoàn thuế hoặc xử lý tiền nộp thừa, tiền phạt hành chính (nếu có)
• Hồ sơ thương mại: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn đường biển (Bill of Lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Hồ sơ nội bộ: Biên bản kiểm đếm hàng hóa, báo cáo kiểm tra chất lượng, báo cáo tổn thất (nếu xảy ra), email trao đổi giữa các bên liên quan,…

Toàn bộ hồ sơ nên được lưu trữ tối thiểu theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành (thường là 5–10 năm) và có thể được số hóa để thuận tiện trong việc truy xuất, bảo mật và chia sẻ nội bộ.

Các loại chi phí trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển

Chi phí hàng LCL – Local charge

Bảng chi phí hàng LCL – Local charge chi tiết:

Chi phí hàng sea nhập khẩu FCL

Bảng chi phí hàng sea nhập khẩu FCL chi tiết:

Ngoài ra, cũng lưu ý rằng, trong trường hợp phát sinh các khoản phí DEM (phí lưu cont tại cảng), DET (phí lưu cont tại kho), doanh nghiệp nên chủ động thương lượng với hãng tàu để giảm chi phí, đặc biệt khi đối tác xuất khẩu là người đứng ra book tàu.

Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu bằng đường biển

Khi thực hiện hoạt động nhập khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ để phục vụ cho quá trình khai báo hải quan, thông quan hàng hóa và phối hợp với các bên liên quan (FWD, hãng tàu, cảng biển, cơ quan chức năng). Cụ thể, chứng từ được chia thành hai nhóm chính:

Chứng từ vận tải đường biển cơ bản

Để thực hiện thủ tục thông quan, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan: Bao gồm 2 bản chính, được khai qua hệ thống điện tử ECUS.
• Hợp đồng ngoại thương (Commercial Contract): 1 bản sao giữa bên xuất và nhập khẩu để xác minh điều kiện giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là căn cứ xác định giá trị hàng hóa phục vụ tính thuế.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác minh nguồn gốc hàng hóa để được ưu đãi thuế quan nếu có.
• Giấy phép nhập khẩu: Bắt buộc với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành của nhà nước.
• Giấy đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate): Chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp nhập khẩu.

Chứng từ liên quan đến tàu và cảng

Đây là nhóm chứng từ cần thiết để chứng minh lô hàng được vận chuyển bằng đường biển hợp pháp, đúng quy trình. Bao gồm:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển giữa chủ hàng và hãng tàu.
• Biên lai thuyền phó: Xác nhận của thuyền phó khi hàng hóa đã được xếp lên tàu.
• Chỉ thị xếp hàng (Shipping Order): Lệnh sắp xếp hàng hóa lên tàu do hãng tàu phát hành.
• Sơ đồ xếp hàng (Ship’s Stowage Plan): Thể hiện vị trí lô hàng trên tàu, phục vụ kiểm tra và truy xuất khi cần.
• Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet/Dock Sheet): Xác nhận số lượng kiện hàng thực tế tại cảng xếp hoặc dỡ.
• Packing List (Danh sách đóng gói): Nêu chi tiết cách đóng gói, số lượng và trọng lượng từng kiện hàng.

Những rủi ro mà doanh nghiệp Việt Nam thường lo ngại khi nhập khẩu

Chất lượng hàng hóa không đúng như cam kết, nhà xuất khẩu giao sai hàng

Một trong những mối lo ngại hàng đầu của doanh nghiệp Việt Nam khi nhập khẩu là nguy cơ hàng hóa nhận được không đúng như mô tả ban đầu – có thể sai mẫu mã, chất lượng kém hoặc không đúng thông số kỹ thuật đã cam kết trong hợp đồng. Việc này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và tiến độ sản xuất, kinh doanh.

Giải pháp đề xuất:

• Doanh nghiệp nên tiến hành nhập thử với số lượng nhỏ trong lô hàng đầu tiên để kiểm nghiệm thực tế chất lượng sản phẩm.
• Trước khi ký hợp đồng chính thức, cần yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu để đánh giá kỹ lưỡng.
• Tốt nhất, sử dụng dịch vụ kiểm định độc lập từ bên thứ ba để tiến hành giám định chất lượng tại xưởng sản xuất hoặc trong quá trình đóng hàng trước khi vận chuyển.

Đã thanh toán nhưng nhà xuất khẩu không giao hàng

Một rủi ro nghiêm trọng khác là việc doanh nghiệp đã hoàn tất thanh toán nhưng nhà xuất khẩu không thực hiện giao hàng như cam kết. Trường hợp này thường xảy ra khi đối tác nước ngoài có hành vi gian lận hoặc doanh nghiệp chưa xác minh đầy đủ thông tin pháp lý của đối tác.

Giải pháp đề xuất:

• Thay vì thanh toán 100% trước, doanh nghiệp nên đàm phán chia thành nhiều đợt: đặt cọc, thanh toán khi có chứng từ giao hàng, và giữ lại phần thanh toán cuối cùng cho đến khi hàng cập cảng và được kiểm tra đạt yêu cầu.
• Hợp tác với ngân hàng hoặc tổ chức tài chính có uy tín để xác minh tính minh bạch và độ tin cậy của tài khoản người bán, đồng thời cân nhắc sử dụng phương thức thanh toán bảo đảm như L/C (Thư tín dụng).

Lưu ý cần biết khi nhập khẩu bằng đường biển

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị chậm trễ trong khâu thông quan là thiếu hoặc sai lệch chứng từ. Để tránh tình huống này, cần chuẩn bị đồng bộ các hồ sơ sau:

• Chứng từ thương mại: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, C/O (nếu có)
• Chứng từ vận tải: Vận đơn (B/L), phiếu giao hàng (D/O), phiếu EIR
• Chứng từ pháp lý: Giấy phép nhập khẩu (nếu yêu cầu), giấy đăng ký kinh doanh
• Tờ khai hải quan: Được khai chính xác và đầy đủ thông tin trên hệ thống ECUS

Doanh nghiệp nên xây dựng checklist chứng từ riêng cho từng loại hàng và lô hàng cụ thể để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ giấy tờ quan trọng nào.

Tính toán chi phí vận chuyển và các khoản phụ phí

Chi phí nhập khẩu đường biển không chỉ dừng lại ở cước vận tải mà còn đi kèm hàng loạt khoản phụ phí phát sinh tại cảng và từ hãng tàu. Việc dự toán toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và hạn chế bất ngờ tài chính.

Các khoản chi phí chính cần lưu ý gồm:

• Cước vận chuyển quốc tế (O/F)
• Phí địa phương (local charges): THC, D/O fee, CIC, PCS, PSS, BAF…
• Phí lưu bãi (Storage), phí lưu container (DEM, DET)
• Chi phí kiểm hóa (nếu có), chi phí kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành

Ngoài ra, nên dự trù chi phí phát sinh khi hàng bị chuyển luồng kiểm tra hoặc kéo dài thời gian giao nhận, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc dịp lễ.

Lời kết

Có thể nói, nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi quy trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nội bộ và đối tác bên ngoài. Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng bước – từ chuẩn bị hồ sơ, theo dõi vận chuyển, khai báo hải quan đến nhận hàng – để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, đúng tiến độ và chi phí tối ưu. Do vậy, nếu bạn đang mới bắt đầu với hoạt động nhập khẩu hoặc muốn tối ưu hóa quy trình hiện có, hãy cân nhắc hợp tác với các đơn vị logistics chuyên nghiệp để được hỗ trợ toàn diện hơn nhé!