Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các thuật ngữ viết tắt như ETD, ETA, CIF hay TBA thường xuyên xuất hiện trong các chứng từ, hợp đồng và trao đổi thông tin giữa các bên liên quan. Trong đó, TBA là một thuật ngữ khiến nhiều người mới vào ngành còn mơ hồ hoặc dễ hiểu nhầm. Trong bài viết này, hãy cùng Manda Express đi sâu vào tìm hiểu “TBA là gì trong xuất nhập khẩu?” đồng thời phân tích chi tiết về vai trò, rủi ro, ưu nhược điểm và các ứng dụng thực tế của TBA trong chuỗi cung ứng hiện đại nhé!
Mục lục
TBA trong xuất nhập khẩu là gì?
TBA trong xuất nhập khẩu là viết tắt của cụm từ “To Be Advised” hoặc đôi khi là “To Be Announced”. Tùy thuộc vào từng ngữ cảnh khác nhau, hai cách sử dụng này có thể được hiểu là “sẽ được thông báo sau” hoặc “sẽ được tư vấn sau”. Điều này ám chỉ các thông tin chưa được xác định tại thời điểm ban đầu khi lập chứng từ hay thỏa thuận và sẽ được cập nhật vào các thời điểm cụ thể trong tương lai.
Thuật ngữ này xuất hiện phổ biến, xuất hiện trong các hợp đồng, bảng giá, lịch trình giao hàng khi chưa xác định chính xác tất cả thông tin cụ thể.
Ví dụ: Vẫn đang trong trạng thái chờ xác nhận thời gian khởi hành, TBA sẽ được ghi vào các phần có sẵn để thông báo thông tin này sẽ được thông báo sau. Điều này giúp các bên tránh được việc phải sửa đổi tài liệu nhiều lần. Một số thông tin khác cũng thường được điền là TBA có thể kể đến như: thời gian khởi hành, hãng vận chuyển, cảng đến, mã số container, chuyến bay, số tàu…
Ngoài lĩnh vực xuất nhập khẩu, TBA cũng có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh và lĩnh vực áp dụng nhưng không được đề cập trong bài viết này.
Vai trò và rủi ro của TBA trong xuất nhập khẩu
Có thể nói, việc sử dụng TBA giúp linh hoạt hóa quy trình chuẩn bị chứng từ và phối hợp logistics, đặc biệt trong những trường hợp có yếu tố thay đổi nhanh hoặc chưa được xác nhận cuối cùng. Như vậy, sử dụng TBA giúp:
- Gia tăng tính linh hoạt: Cho phép các bên cập nhật thông tin, dữ liệu chỉ khi có dữ liệu chính xác.
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch nhanh chóng: Tiết kiệm khoảng thời gian chờ đợi các thông tin chưa được cung cấp.
- Giảm thiểu các sai sót thông tin: Sử dụng TBA sẽ giúp tránh được các thông tin sai lệch hoặc không đúng khi chưa được xác nhận cụ thể.
Tuy nhiên, việc lạm dụng hoặc quản lý TBA không hiệu quả có thể dẫn đến nhiều rủi ro:
- Gây trì hoãn trong việc hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
- Ảnh hưởng đến khả năng thông quan hàng hóa.
- Làm giảm độ tin cậy trong chuỗi cung ứng.
- Tăng chi phí lưu kho, phạt chậm trễ hoặc chi phí phát sinh khác do không nắm rõ lịch trình.
Cách xử lý thông tin TBA hiệu quả
Để đảm bảo việc sử dụng TBA được hiệu quả và tránh được các vấn đề không đáng có phát sinh khi giao dịch, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điều để có thể sử dụng TBA hiệu quả. Việc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu áp dụng các biện pháp chủ động và chặt chẽ sẽ giúp tận dụng tối ưu điểm mạnh của TBA. Trong đó, một số giải pháp cụ thể có thể kể đến như:
Quy định rõ ràng về thông tin TBA trong hồ sơ giao dịch
Ngay từ bước khởi tạo chứng từ hoặc hợp đồng, các thông tin còn bỏ ngỏ dưới dạng “To Be Advised” cần được ghi chú cụ thể, bao gồm: Nội dung đang chờ xác nhận, bên chịu trách nhiệm cung cấp, và thời hạn hoàn thiện thông tin. Điều này giúp thiết lập kỳ vọng rõ ràng và tránh phát sinh tranh chấp hoặc hiểu nhầm trong quá trình triển khai đơn hàng.
Thiết lập cơ chế theo dõi và cập nhật tập trung
- Việc theo dõi các mục TBA không nên thực hiện rời rạc, mà cần được tích hợp vào quy trình quản lý dữ liệu logistics. Doanh nghiệp nên:
- Phân công nhân sự chuyên trách theo dõi từng thông tin đang tạm thời để trống.
- Áp dụng bảng theo dõi tập trung hoặc phần mềm quản trị vận hành (TMS) để cập nhật trạng thái và nhắc nhở các deadline.
- Cảnh báo tự động đến các phòng ban liên quan khi đến hạn mà chưa có dữ liệu cập nhật.
Chủ động phối hợp và truyền thông với các bên liên quan
- Việc quản lý TBA hiệu quả phụ thuộc lớn vào khả năng phối hợp thông tin. Doanh nghiệp cần:
- Duy trì liên lạc định kỳ với hãng tàu, nhà cung cấp, forwarder và các đối tác logistics để thúc đẩy phản hồi.
- Ghi lại toàn bộ quá trình trao đổi thông tin qua email hoặc hệ thống CRM để có căn cứ xử lý khi có tranh chấp.
- Ưu tiên kênh giao tiếp đồng bộ (như nền tảng quản lý đơn hàng, phần mềm cộng tác) nhằm giảm thiểu sai sót do truyền đạt thủ công.
Tổng kết: Thay vì coi TBA như một phần không thể tránh khỏi, doanh nghiệp nên chủ động kiểm soát và tích hợp nó vào hệ thống quản lý vận hành. Khi được kiểm soát đúng cách, TBA không chỉ không gây rối mà còn góp phần tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng của chuỗi cung ứng.
Ưu điểm và nhược điểm của TBA trong xuất nhập khẩu
Bên cạnh đó, việc nắm bắt được các ưu nhược điểm của TBA trong xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh và đưa ra các lựa chọn hợp lý khi sử dụng. Cụ thể, TBA mang một số đặc điểm mạnh/yếu nhất định:
Ưu điểm của TBA
- Tăng tính linh hoạt trong việc lập kế hoạch logistics khi chưa đủ dữ liệu.
- Giúp tiến hành song song nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian chờ đợi.
- Cho phép doanh nghiệp ứng phó kịp thời với các thay đổi từ nhà vận chuyển, đặc biệt trong các giai đoạn có biến động (ví dụ: thiếu container, hoãn chuyến).
Nhược điểm của TBA
- Dễ dẫn đến hiểu lầm hoặc sai lệch thông tin giữa các bộ phận hoặc đối tác.
- Tạo ra sự phụ thuộc lớn vào các bên cung cấp dữ liệu.
- Có thể bị lợi dụng để trì hoãn hoặc che giấu thông tin không minh bạch.
- Gây khó khăn cho việc chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu đúng hạn và đầy đủ.
Ứng dụng của TBA trong xuất nhập khẩu
Nhìn chung, TBA (To Be Advised/To Be Announced) trong xuất nhập khẩu là một công cụ vô cùng hữu dụng để tạo điều kiện linh hoạt trong việc lập kế hoạch giao thương và triển khai hoạt động logistic quốc tế. Cụ thể hơn, TBA có thể ứng dụng trong một số tình huống dưới đây:
- Trong lịch trình vận chuyển: Trong vận tải biển hay hàng không, lịch tàu và chuyến bay đôi khi không được chốt vào thời điểm gửi báo giá và ký kết hợp đồng. Khi đó, TBA được dùng để thể hiện rằng thông tin cụ thể sẽ được thông báo sau khi có xác nhận từ hãng vận chuyển.
- Cước phí vận chuyển: Mức giá vận chuyển có thể biến động tùy theo thị trường, thời điểm, hoặc loại hàng hóa. Do đó, nếu chưa xác định con số chính xác, TBA thường được ghi trong báo giá như một chỉ dấu tạm thời, chờ cập nhật trong tương lai.
- Thông tin hàng hóa và chứng từ: Trong một số tình huống, thông tin như trọng lượng, số lượng, mã HS code hoặc mô tả hàng hóa có thể chưa đầy đủ vào thời điểm lập chứng từ. Khi đó, TBA cho phép doanh nghiệp tiếp tục xử lý bước đầu và giữ chỗ cho việc bổ sung các thông tin sau này.
- Địa điểm giao nhận hàng: Nếu vị trí nhận hoặc giao hàng chưa được thống nhất giữa các bên vào thời điểm ban đầu, việc sử dụng TBA sẽ giúp duy trì tiến độ mà không cần trì hoãn toàn bộ quy trình đàm phán.
Tóm lại: TBA mang lại lợi thế chiến lược trong việc ứng phó với thông tin chưa hoàn chỉnh, giúp các bên có thêm thời gian để điều chỉnh và xác lập chi tiết cần thiết. Tuy nhiên cần quản lý thật chặt chẽ và thống nhất thông tin TBA trước khi giao dịch được thực thi nhằm giảm thiểu rủi ro và tránh các phát sinh tranh chấp không đáng có.
Các lưu ý quan trọng khi sử dụng TBA trong xuất nhập khẩu
Việc sử dụng TBA trong xuất nhập khẩu không chỉ đòi hỏi việc hiểu đúng về khái niệm mà còn cần quản lý cẩn trọng trong triển khai thực tế. Nếu không được dùng đúng, có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng như nhầm lẫn, chậm trễ và tổn thất, thiệt hại thực tế. Để đảm bảo TBA được ứng dụng một cách hiệu quả và không tạo ra rủi ro, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố sau:
- Cập nhật dữ liệu một cách kịp thời: Ngay sau khi thông tin tạm thời được xác nhận, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật dữ liệu thay thế cho mục TBA. Ví dụ, nếu phần cảng đến ban đầu được để là TBA, công ty vận chuyển cần thông báo cụ thể ngay sau khi xác nhận địa điểm, nhằm tránh gián đoạn lịch giao hàng và phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
- Đảm bảo sự thống nhất trong giao tiếp: TBA chỉ thực sự hữu ích khi tất cả các bên liên quan – từ chủ hàng, hãng tàu, đến các đơn vị tiếp nhận – đều nắm rõ bản chất của thuật ngữ này và đồng thuận về thời điểm hoàn thiện thông tin. Việc không truyền đạt rõ ràng có thể khiến đối tác hiểu nhầm rằng TBA là thông tin cố định, từ đó dẫn đến những quyết định sai lệch hoặc xử lý sai sót trong quy trình logistics.
- Rà soát tính hợp lệ của chứng từ: Một số cơ quan hải quan hoặc tổ chức tài chính có yêu cầu khắt khe về độ đầy đủ của chứng từ. Trong trường hợp này, việc đưa TBA vào các mục quan trọng (như tên người nhận, cảng đến, giá trị hàng hóa…) cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Ví dụ, nhiều ngân hàng sẽ từ chối bộ chứng từ nếu vận đơn ghi “TBA” ở các mục then chốt, vì không đáp ứng tiêu chuẩn thanh toán tín dụng chứng từ (L/C).
Một số thắc mắc về TBA trong xuất nhập khẩu
Có sự trì hoãn của TBA trong quá trình vận chuyển không?
Trong thực tế, câu trả lời là có. Thông tin TBA nếu không được cập nhật đúng hạn có thể dẫn đến trì hoãn toàn bộ quá trình logistics, do các khâu tiếp theo như thông quan, giao nhận, thanh toán… đều bị ảnh hưởng theo hiệu ứng dây chuyền. Điều này có thể gây ra các thiệt hại hoặc tổn thất không đáng có do thông tin chưa chính xác hoặc chậm trễ.
TBA có thể xảy ra ở những giai đoạn nào trong quá trình xuất nhập khẩu?
TBA có thể xuất hiện và xảy ra ở rất nhiều giai đoạn trong dây chuyền xuất nhập khẩu như thời gian xếp hàng, lịch tàu, số container, thông tin về cảng đích, hãng tàu hoặc hãng bay. Đặc biệt, TBA xuất hiện phổ biến trong giai đoạn booking và trước khi phát hành các loại chứng từ chính thức.
TBA có ảnh hưởng đến việc tính toán chi phí không?
Câu trả lời là có. Khi các thông tin chưa được xác nhận và cung cấp một cách rõ ràng, doanh nghiệp khó có thể dự trù chính xác các chi phí logistics, phí lưu container, thời gian thuê kho hoặc thậm chí là chi phí giao hàng chậm. Điều này dẫn đến quá trình tính toán trở nên trì trệ và thiếu sót, nhầm lẫn do nhiễu loạn các thông tin.
Lời kết
Có thể nói, TBA là một công cụ mang tính linh hoạt cao trong ngành xuất nhập khẩu, nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ. Do vậy, việc hiểu rõ bản chất, vai trò và giới hạn sử dụng của TBA sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong lập kế hoạch, kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa quy trình vận hành logistics một cách đáng kể.
