Phí CFS là gì trong xuất nhập khẩu? Cách tối ưu chi phí CFS

Phí CFS là một trong những khoản chi phí quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ bản chất, cách tính cũng như cách tối ưu chi phí này một cách hiệu quả. Việc nắm vững kiến thức về phí CFS sẽ giúp chủ động hơn trong quá trình giao nhận hàng hóa và tiết kiệm chi phí logistics. Hãy cùng Manda Express tìm hiểu chi tiết về phí CFS và những cách hữu ích giúp tối ưu hóa chi phí trong bài viết dưới đây.

Mục lục

Phí CFS là gì trong xuất nhập khẩu?

CFS là viết tắt của “Container Freight Station”. Đây là khoản chi phí phát sinh trong quá trình xử lý hàng hóa tại các kho chuyên gom hàng lẻ. Loại phí này bao gồm các dịch vụ như bốc xếp, vận chuyển nội bộ và đóng gói hàng hóa trước khi đưa lên container để xuất đi hoặc sau khi dỡ khỏi container khi nhập về.

Theo quy định trong Incoterms 2020, trách nhiệm thanh toán phí CFS phụ thuộc vào điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng mua bán. Nếu hợp đồng chỉ rõ bên chịu phí, bên đó sẽ phải thanh toán. Trong trường hợp hợp đồng không quy định cụ thể, hai bên cần thỏa thuận rõ. Tuy nhiên, trong thực tế, bên mua thường là người chi trả vì họ là bên có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa.

Cảng vận chuyển hàng hóa — Phí CFS là phí gom hàng lẻ xử lý tại kho container

Vai trò của phí CFS dùng để làm gì?

Phí CFS là một trong những loại phí Local Charge phổ biến trên thị trường hiện nay, được áp dụng để chi trả cho các dịch vụ phát sinh tại kho gom hàng lẻ. Các dịch vụ này bao gồm:

Xử lý và điều phối hàng hóa xuất, nhập khẩu như đóng gói, lưu kho và vận chuyển.
Bốc dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển, di chuyển vào kho hoặc đưa lên container để xuất đi.
Soạn thảo và cung cấp các giấy tờ, chứng từ liên quan đến quá trình xuất nhập hàng.
Đảm bảo an toàn và bảo mật cho hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ và xử lý tại kho CFS.

Xác định phí CFS dựa trên những yếu tố nào?

Điều quan trọng cần phải biết là nắm được các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức phí này. Hiện tại, phí CFS trung bình trên thị trường quốc tế dao động trong khoảng 15 – 18 USD. Tuy nhiên, con số này có thể thay đổi tùy theo nhiều điều kiện khác nhau, cụ thể như:

Khối lượng hàng hóa: Lượng hàng càng lớn thì chi phí xử lý tại kho càng cao.
Thời điểm vận chuyển: Vào các tháng cao điểm như 11, 12, 1 và 2. Đây là thời gian cao trào của nhu cầu vận chuyển do các kỳ lễ tết, mức phí thường tăng do quá tải kho bãi và nhân lực.
Chính sách từng quốc gia: Mỗi nước có quy định và biểu phí riêng, vì vậy mức phí CFS sẽ có sự chênh lệch tùy nơi.
Loại container hoặc hàng hóa: Các loại container đặc thù như container lạnh hay chứa hàng nguy hiểm thường yêu cầu xử lý riêng, dẫn đến phí cao hơn bình thường.

Vận chuyển hàng hóa — Phí CFS thay đổi theo khối lượng và thời điểm

Ai chịu trách nhiệm thanh toán phí CFS?

Theo quy định trong Incoterms 2020, việc người sẽ chịu trách nhiệm thanh toán phí CFS được xác định dựa trên các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán giữa người bán và người mua. Khi hợp đồng có quy định rõ ràng về vấn đề này, bên được chỉ định sẽ phải chịu khoản phí đó.

Trong trường hợp hợp đồng không ghi rõ, hai bên sẽ cần thỏa thuận để phân định trách nhiệm thanh toán. Thông thường, bên mua sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn nhà vận chuyển và thanh toán phí CFS, bởi bên mua là người trực tiếp cần sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa.

Quy trình thực hiện thu phí CFS diễn ra như thế nào?

Phí CFS sẽ được cơ quan hải quan tại cảng thu để phục vụ cho các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa từ cảng đến kho CFS. Phí này áp dụng cho hàng lẻ, hàng nhập khẩu chưa hoàn tất thủ tục hoặc hàng xuất khẩu cần kiểm tra. Quy trình thu phí CFS thường diễn ra như sau:

Nhân viên hải quan tại cảng sẽ thu trực tiếp phí CFS từ phía công ty giao nhận (forwarder).
Sau đó, forwarder sẽ thu lại khoản phí này từ bên chịu trách nhiệm thanh toán theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên. Để đảm bảo mức phí hợp lý và tránh bị đội giá, bạn nên lựa chọn những forwarder có mức phí cạnh tranh và minh bạch.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng phí CFS chỉ áp dụng cho hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) nghĩa là những lô hàng không đủ để lấp đầy một container và phải được đóng ghép tại kho. Các lô hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) không cần tách rời hay ghép hàng sẽ không bị tính phí CFS.

Cách tối ưu chi phí CFS trong xuất nhập khẩu

Để kiểm soát và tối ưu phí CFS có thể áp dụng một số cách sau:

Hợp tác chặt chẽ với đơn vị giao nhận: Bên giao nhận có kinh nghiệm xử lý thủ tục, chứng từ liên quan đến kho CFS và thường có mối quan hệ hợp tác sẵn với các trạm CFS. Nhờ đó, quy trình xuất nhập hàng diễn ra suôn sẻ và nhanh gọn, giúp tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Nắm rõ thông tin trước khi lựa chọn dịch vụ: Việc tìm hiểu kỹ về các yếu tố liên quan đến phí CFS giúp nhận diện rõ các khoản mục không bắt buộc, từ đó có thể đàm phán hoặc loại bỏ khỏi hợp đồng nếu không cần thiết.
Hạn chế gửi hàng dưới dạng khẩn cấp: Trừ khi thật sự cần thiết, nên tránh phân loại hàng là ưu tiên hoặc gấp, vì điều này có thể khiến phí CFS tăng cao do yêu cầu xử lý đặc biệt.
Lập kế hoạch vận chuyển thông minh: Sắp xếp lịch trình giao hàng vào thời điểm thấp điểm thay vì mùa cao điểm (như dịp lễ, cuối năm…) sẽ giúp giảm áp lực về kho bãi và tiết kiệm đáng kể phí CFS.

Mô mình vận chuyển hàng hóa quốc tế — Giảm phí CFS bằng kế hoạch tốt và đối tác uy tín

Phí CFS ảnh hưởng đến quá trình vận hàng hóa như thế nào?

Trong lĩnh vực thương mại và vận tải quốc tế, khoản phí nào cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng. Phí CFS cũng không ngoại lệ và có thể tác động đến quá trình vận chuyển theo những cách sau:

Gây chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa: Nếu các bên không thỏa thuận rõ ràng về mức phí CFS và trách nhiệm thanh toán từ đầu, việc xử lý hàng hóa tại kho có thể bị đình trệ. Để đảm bảo tiến độ, nên thống nhất các điều khoản chi phí, bao gồm người chi trả và mức phí cụ thể, trước khi tiến hành vận chuyển.
Xuất hiện các chi phí bất ngờ: Trong quá trình vận chuyển, đặc biệt khi làm việc với đơn vị giao nhận thiếu minh bạch, có thể phát sinh thêm các khoản phí CFS không dự đoán trước. Để hạn chế rủi ro này, hãy chọn các đơn vị logistics có uy tín và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế.
Khó đạt được mức chi phí tối ưu giữa các bên: Khi thiếu thông tin rõ ràng hoặc thiếu đàm phán kỹ lưỡng, doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu và cả cơ quan hải quan có thể không thống nhất được mức phí hợp lý, từ đó làm tăng tổng chi phí logistics.

Lợi ích của việc thực hiện đúng chi phí CFS

Việc thực hiện đúng và minh bạch chi phí CFS không chỉ giúp kiểm soát tốt dòng chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, tuân thủ quy định, tạo dựng uy tín và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp:

Quản lý chi phí hiệu quả: Hỗ trợ kiểm soát chi phí vận chuyển một cách chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và dự trù ngân sách phù hợp trong quá trình xuất nhập khẩu.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý: Việc áp dụng đúng phí CFS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy trình hải quan, hạn chế rủi ro phát sinh và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.
Tăng năng suất và độ tin cậy trong vận hành: Hàng hóa được xử lý đúng quy trình tại kho CFS giúp quá trình vận chuyển trở nên hiệu quả, chính xác, đảm bảo lịch trình giao nhận.
Nâng cao uy tín với khách hàng: Khi chi phí được minh bạch và quản lý hợp lý, doanh nghiệp tạo dựng được niềm tin, góp phần nâng cao giá trị dịch vụ và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Gia tăng lợi thế cạnh tranh: Kiểm soát tốt chi phí CFS là một phần trong việc tối ưu hóa toàn bộ chuỗi logistics, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Phân biệt phí CFS và THC

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hai loại phí thường gặp là phí CFS và phí THC. Tuy nhiên, do cả hai đều liên quan đến hoạt động bốc xếp hàng hóa, không ít doanh nghiệp nhầm lẫn giữa chúng. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa phí CFS và phí THC không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy trình logistics quốc tế. Dưới đây là bảng phân biệt chi tiết hai loại phí này:

Tiêu chí	Phí CFS (Container Freight Station)	Phí THC (Terminal Handling Charge)
Khái niệm	Phí thu từ doanh nghiệp khi hàng hóa đang ở kho chờ tháo dỡ, đóng gói.	Phí thu từ doanh nghiệp khi làm dịch vụ bốc xếp hàng lên, xuống tàu.
Thời điểm phát sinh	Trước khi container được vận chuyển ra cảng.	Tại cảng, khi container được xếp lên hoặc dỡ xuống tàu.
Đơn vị tính	Theo khối lượng hàng hóa (CBM – mét khối).	Theo số lượng container.
Đơn vị thu phí	Forwarder hoặc kho CFS.	Forwarder hoặc hãng tàu.
Hoạt động liên quan	Tháo dỡ, phân loại, đóng gói, sắp xếp hàng hóa trong kho CFS.	Bốc xếp container từ tàu lên bến và ngược lại.
Mục tiêu chính	Quản lý và xử lý hàng hóa tại kho trước khi xuất, nhập khẩu.	Hỗ trợ khâu vận chuyển container trong khu vực cảng.

Một số thắc mắc thường gặp về phí CFS

Phí CFS có thương lượng được không?

Phí CFS hoàn toàn có thể thương lượng. Tuy nhiên, quá trình này sẽ gặp nhiều khó khăn khi làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Chính vì vậy, phần lớn các đơn vị mua hàng thường lựa chọn hợp tác với các công ty giao nhận (forwarder) là những bên có kinh nghiệm và khả năng kết nối trong ngành.

Để thương lượng thành công, cần sở hữu kỹ năng đàm phán tốt cùng với những điều kiện mang lại lợi ích song phương, giúp cả hai bên đều cảm thấy hợp lý và chấp nhận được thỏa thuận.

Phí CFS có bị trì hoãn thanh toán được không?

Có thể thương lượng. Tuy nhiên, quá trình này có thể kéo theo chi phí phát sinh, cụ thể là phí lưu container (demurrage). Thông thường, cơ quan hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp nhập khẩu một khoảng thời gian nhất định để hoàn tất các thủ tục cần thiết. Nếu vượt quá thời hạn này, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán phí demurrage cho các bên liên quan như hãng tàu hoặc đơn vị khai thác cảng.

Tại sao phí kho CFS lại tính cao hơn đối với các hàng hóa trong container lạnh và hàng nguy hiểm?

Với hàng hóa được bảo quản trong container lạnh, kho bãi cần duy trì nhiệt độ ổn định liên tục để đảm bảo chất lượng hàng không bị ảnh hưởng. Trong trường hợp xử lý hàng nguy hiểm, kho cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhằm ngăn ngừa rò rỉ, bay hơi hoặc đổ vỡ trong suốt quá trình vận chuyển, tháo dỡ và sắp xếp. Chính vì phải đáp ứng những điều kiện đặc biệt này mà chi phí lưu kho đối với các loại hàng này thường cao hơn so với container thông thường.

Lời kết

Việc nắm vững khái niệm phí CFS, các yếu tố ảnh hưởng và cách tối ưu chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đồng thời, hiểu rõ trách nhiệm thanh toán và phân biệt với các loại phí khác như THC cũng giúp hạn chế nhầm lẫn, tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng chiến lược logistics hiệu quả và bền vững.