Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các thuật ngữ như shipper, consignee, notify party hay seller, buyer thường dễ gây nhầm lẫn, nhất là với ai mới làm quen với các nghiệp vụ logistics. Do đó, việc hiểu rõ vai trò của từng bên sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp tránh được các sai sót đáng tiếc trong quá trình khai báo chứng từ và giao nhận hàng hóa. Trong bài viết này, Manda Express sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm consignee là gì trong xuất nhập khẩu và các lưu ý quan trọng cần biết để quản lý vận chuyển hiệu quả.
Mục lục
Consignee là gì trong xuất nhập khẩu?
Consignee, viết tắt là Cnee, có thể hiểu đơn giản là người nhận hàng. Đây thường là các cá nhân, tổ chức được chỉ định để nhận hàng từ người gửi (shipper) trong quá trình vận chuyển quốc tế. Đây là bên có quyền nhận lô hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục liên quan thường được ghi trong vận đơn (Bill of Lading) hoặc Airway Bill.
Trong một số trường hợp, ngoài là người mua hoặc nhà phân phối, Consignee cũng có thể là người trung gian thu xếp vận chuyển (là các công ty giao nhận vận chuyển). Tóm lại, đó là người trực tiếp thu xếp việc nhận lô hàng từ đơn vị vận chuyển tại cảng đích!
Thông tin Consignee được thể hiện ở đâu?
Trước khi biết thông tin về Consignee được ghi ở đâu, chúng ta cần biết sơ qua về vận đơn vô danh. Đây là vận đơn ,à không ghi tên người nhận hàng, người cầm trên tay tờ vận đơn sẽ có quyền yêu cầu người vận chuyển giao hàng theo yêu cầu. Tuy nhiên, dạng vận đơn này ngày nay không còn được sử dụng rộng rãi và ngày một hiếm gặp. Do đó, các loại vận đơn hiện nay chủ yếu đều có tên người nhận hàng.
Trên các chứng từ vận tải, cụ thể là trên vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill), thông tin về Consignee được ghi ngay dưới thông tin về người gửi (Shipper). Các thông tin bao gồm:
- Tên công ty hoặc cá nhân nhận hàng
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại, email (nếu có)
- Mã số thuế hoặc mã doanh nghiệp (tùy yêu cầu của hãng tàu hoặc nước nhập khẩu)
Vai trò của Consignee trong xuất nhập khẩu
Consignee là người nhận hàng chính thức được chỉ định trong vận đơn. Khi hàng đến cảng đích, hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người được ghi tên là Consignee. Điều này có nghĩa rằng, ngay cả khi ai đó đang nắm giữ vận đơn gốc, nếu không thể chứng minh mình là Consignee, hãng vận chuyển sẽ từ chối bàn giao hàng.
Trách nhiệm của Consignee bắt đầu rõ rệt từ thời điểm hàng “onboard”, đặc biệt nếu áp dụng theo điều kiện giao hàng FOB (Free On Board). Cụ thể:
Khi hàng đã được bốc lên tàu, Consignee sẽ chính thức chịu trách nhiệm về toàn bộ rủi ro và chi phí còn lại, bao gồm:
- Cước vận tải biển
- Phí bảo hiểm hàng hóa (nếu có)
- Phí local charges tại cảng đích (bốc dỡ, lưu kho, lưu container)
- Thuế nhập khẩu và thủ tục hải quan
Consignee còn có trách nhiệm làm việc trực tiếp với hãng tàu hoặc forwarder để xử lý mọi khoản phí phát sinh như:
- Phí lưu container (demurrage/detention)
- Phí sửa chữa container nếu container hư hỏng sau khi giao hàng
- Các khoản phạt phát sinh do chậm trễ nhận hàng
Trong nhiều trường hợp, Consignee cũng là người phải phối hợp với các bên liên quan như đại lý hãng tàu, đơn vị thông quan, và cảng vụ để đảm bảo quá trình giải phóng hàng hóa diễn ra nhanh chóng, hạn chế phát sinh thêm chi phí và thời gian không cần thiết.
Cách phân biệt Shipper – Consignee và Seller – Buyer
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, các khái niệm như shipper, consignee hay seller, buyer thường bị nhầm lẫn do vai trò có thể thay đổi tùy thuộc vào hoàn cảnh, các chứng từ và hình thức giao dịch. Để tránh rủi ro về pháp lý, vận chuyển hay thanh toán, bạn có thể hiểu các khái niệm trên một cách đơn giản như sau:
Seller – Buyer:
- Xuất hiện trong hợp đồng thương mại.
- Seller là người bán, chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa.
- Buyer là người mua, chịu trách nhiệm thanh toán.
- Đây là mối quan hệ mang tính pháp lý và tài chính.
Shipper – Consignee:
- Xuất hiện trong Bill of Lading (vận đơn đường biển) hoặc các chứng từ vận tải.
- Shipper là người gửi hàng, có thể là Seller, hoặc một bên thứ ba như công ty logistics (Forwarder) được ủy quyền gửi hàng.
- Consignee là người nhận hàng, thường là Buyer, nhưng cũng có thể là một bên trung gian theo yêu cầu logistics.
Một số tình huống đặc biệt:
- Nếu người bán không trực tiếp gửi hàng mà ủy quyền cho forwarder thì forwarder sẽ đứng tên là Shipper.
- Người mua cũng có thể chỉ định forwarder đứng tên là Consignee để hỗ trợ nhận hàng, thông quan hoặc giao hàng nội địa.
- Trường hợp sử dụng LC (thư tín dụng), vai trò giữa các bên còn có thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu ngân hàng và pháp lý.
Như vậy, việc hiểu rõ sự khác biệt này không chỉ giúp tránh nhầm lẫn khi khai báo chứng từ, mà còn đảm bảo quy trình vận chuyển – thanh toán diễn ra trơn tru, chính xác cũng như an toàn về mặt pháp lý!
Mối liên hệ giữa Notify party và Consignee
Nếu Consignee được chỉ định là “To order” hoặc “To order of shipper”
Khi trên vận đơn ghi “To order” hoặc “To order of shipper”, nghĩa là vận đơn đã được chuyển thành loại vận đơn theo lệnh (negotiable B/L). Trong trường hợp này:
- Người nhận hàng cần xuất trình bản gốc vận đơn để lấy hàng
- Shipper giữ quyền định đoạt hàng cho đến khi chuyển nhượng vận đơn cho bên khác
Loại vận đơn này thường được dùng trong thanh toán L/C hoặc các giao dịch có rủi ro cao.
Nếu Consignee là “To order of Bank”
Khi ghi “To order of Bank”, nghĩa là quyền nhận hàng thuộc về ngân hàng phát hành tín dụng. Trường hợp này xảy ra khi thanh toán qua L/C và ngân hàng chỉ chuyển nhượng quyền nhận hàng cho bên mua sau khi các điều kiện thanh toán được đáp ứng đầy đủ. Điều này giúp ngân hàng kiểm soát rủi ro tín dụng và đảm bảo người bán nhận được thanh toán.
Nếu Consignee là doanh nghiệp (Company)
Trong phần lớn các giao dịch thương mại quốc tế, consignee là doanh nghiệp nhập khẩu hoặc phân phối hàng. Khi đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ:
- Giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng có điều kiện)
- Hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói
- Tờ khai hải quan
- Các loại giấy tờ liên quan khác (C/O, MSDS…)
Đồng thời, doanh nghiệp cần phối hợp với hãng tàu và đại lý hải quan để làm thủ tục nhận hàng đúng thời hạn.
Nếu Consignee và Notify Party đều là cá nhân
Trường hợp này thường xảy ra trong các lô hàng quà tặng, hành lý cá nhân hoặc gửi hàng phi thương mại. Khi đó, cần đảm bảo:
- Thông tin trên chứng từ trùng khớp với giấy tờ tùy thân của người nhận
- Có thể bị kiểm tra gắt gao hơn tại hải quan nếu hàng có dấu hiệu thương mại
- Phí lưu kho hoặc các loại thuế có thể phát sinh cao hơn nếu khai báo sai thông tin
Những lưu ý về Consignee
Nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển thuận lợi, có một số lưu ý mà bạn cần lưu tâm:
- Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông tin của Consignee (Cnee) trên vận đơn cần được điền đầy đủ và chính xác. Các thông tin cần thiết bao gồm: họ tên, tên doanh nghiệp, số điện thoại, email, fax và địa chỉ liên lạc cụ thể. Việc này không chỉ giúp xác định rõ người nhận hàng mà còn là cơ sở để tạo nên một vận đơn đích danh, giúp hãng tàu và các bên liên quan thực hiện giao hàng đúng người, đúng đối tượng.
- Ngược lại, với vận đơn vô danh (bearer bill), một hình thức không ghi rõ thông tin người nhận, có thể chuyển nhượng bằng cách trao tay, nhưng thường tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ.
- Trong thực tế, trên nhiều vận đơn đường biển, Consignee và Notify Party thường chỉ cùng một đối tượng. Điều này phản ánh vai trò nhận hàng đồng thời của người nhận hàng từ hãng tàu hay forwarder.
Do đó, việc khai báo đúng và đầy đủ thông tin Consignee không chỉ là yêu cầu bắt buộc về thủ tục, mà còn là yếu tố giúp đảm bảo quyền lợi và hạn chế tối đa rủi ro trong toàn bộ quá trình giao nhận hàng hóa.
Lời kết
Có thể nói, việc hiểu rõ consignee là gì và vai trò của vị trí này trong chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hạn chế được các rủi ro và tối ưu hóa được quy trình giao nhận, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích của mình trong các hợp đồng quốc tế. Dù là người mới hay đã làm việc trong lĩnh vực Logistics lâu năm, hãy luôn kiểm tra các thông tin về consignee trên chứng từ để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhé!
